如何在 Mac 上为操作说明标注截图

操作说明截图只有一个任务：告诉读者应该在哪里操作。标注的作用是让这个位置一目了然。标记过多会重新遮住该位置，因此页面上的每个箭头、方框和文字标签都应回答关于该步骤的一个问题。

本文介绍应标注什么、每种工具适用于哪类任务，以及如何在 Mac 上使用 Temposhot 文档编辑器为页面添加标注。全文通过一个六页的示例贯穿各个部分，每条规则都附有可直接参照的实际数值。

从一个关注点开始

在绘制任何内容之前，先用一句话写出该步骤。“在工具栏中选择 Export”表明目标是 Export 按钮，上下文是工具栏。屏幕上的其他内容都是背景。

用这句话将屏幕划分为三个部分：

• 目标。 读者需要操作的唯一控件。它获得最醒目的标记。
• 上下文。 足以让读者在自己的屏幕上找到目标的周边界面。工具栏、侧边栏或对话框标题通常就足够。
• 干扰项。 其他窗口、无关面板、个人数据。将其裁掉或遮盖。

如果一张截图需要两个目标，该步骤很可能包含两个操作。应将其拆分为两页。

示例：六页的导出指南

本文的示例记录了同事如何从网页仪表盘导出月度报告。该示例使用 Action Capture 录制，因此每页都已包含点击位置和解析后的标题，例如 Click "Reports"。标注前，每页都写了一句步骤说明：

1. 在左侧边栏中打开 Reports。
2. 在列表中选择 March 2026 报告。
3. 打开报告标题栏中的 Share 菜单。
4. 选择 Export as PDF。
5. 将 Page range 设为 All pages。
6. 选择 Download。

六句话，六个目标。第 5 页原本同时显示了页面范围字段和纸张尺寸字段，初稿对两者都做了标记。由于步骤说明只提到页面范围，纸张尺寸的标记被删除。当步骤说明中需要用到“和”字时，应将其视为该页包含两个操作的提示。

绘制前先检验步骤说明

快速检查可以在标注到画布之前发现大部分问题。朗读步骤说明的同时查看截图。如果视线在约两秒内无需任何标记即可落在目标上，该页最多只需一个轻度标记。如果视线游移不定，则该页需要先进行画面裁剪，而不是增加标记。

先裁剪，再添加标注

裁剪会改变所有元素的位置，因此先绘制的标记常常会错位或被裁掉。应先裁剪，再标注。

在 Temposhot 文档中，按 F 打开 Framing。使用 Action Capture 录制的页面带有点击位置，因此 Focus on action 可以自动围绕该位置缩放。从 Wide、Relaxed、Balanced、Close 或 Tight 中选择一个级别。级别越宽，保留的上下文越多。级别越紧，越能突出具体控件。

对于导入的图片，选择 Custom 并拖动裁剪区域，然后选择 Apply framing。Framing 不会覆盖源图片，随时可以通过 Show full image 取消裁剪。标注与画面裁剪指南介绍了各项控件。

根据控件大小选择画面级别

合适的级别取决于目标的易辨认程度。在空白对话框中，大号带标签的按钮可以保持 Wide 或 Relaxed。工具栏中二十个图标里的一个 16 像素图标则需要 Close，否则读者仍需自行查找。Tight 只显示操作区域，会去掉读者在自己屏幕上找到同一控件所需的上下文，因此应仅用于较宽页面之后的特写。

在导出指南中，各级别的设置如下：第 1 页使用 Relaxed，以保留整个侧边栏；第 2 和第 3 页使用 Balanced；第 4 页使用 Close，因为菜单项较小；第 5 和第 6 页使用 Balanced。Page Inspector 中的减号和加号按钮（Wider framing 和 Tighter framing）每次点击移动一个级别，便于快速比较两个级别。

自动画面不正确时

Focus on action 会将画面中心对准点击位置。如果菜单向上展开，或点击时工具提示遮住了该区域，画面可能会裁掉菜单项的标签。从 Image actions 中打开 Adjust framing…，将 Mode 切换为 Custom，然后拖动画面直到标签完整显示。拖动时 Frame size 会显示宽度和高度。如果结果更差，Reset to action 会围绕记录的点击位置重新生成自动画面。

根据用途选择标注

每种标注类型传达的信息不同。在整份指南中一致地使用它们，读者在前几页就能理解你的视觉规则。

用途	Temposhot 中的工具	快捷键
指示点击位置	Click Marker（Pro）	M
指向较小的控件	Arrow	A
框选一个区域	Rectangle 或 Ellipse	R 或 O
分隔两个区域	Line	L
说明一个值	Text	T
在一个屏幕上表示顺序	Step Numbers（Pro）	N
隐藏私人信息	Blur（Pro）	B
去除干扰元素	Framing	F

使用 Select 工具（V）选择、移动和调整标记的大小。Object Inspector 可修改颜色、宽度、不透明度和层叠顺序。使用 [ 和 ] 可将标记向后或向前移动。

为整份指南设置一次样式

如果视觉规则始终不变，读者会很快理解。导出指南采用的规则是：“点击此处”使用同一种颜色的点击标记；仅对小于约 24 像素的控件使用箭头；仅对一组字段使用矩形；仅对值使用文字标签。所有矩形和箭头均使用 Width 3 和相同的 Color。文字标签在所有页面上使用相同的 Size。开始前先记录这些选择，因为 Object Inspector 是按对象应用设置的，而不是按文档统一应用。

免费工具与 Pro 工具

Text、Rectangle、Ellipse、Line、Arrow 和 Framing 无需授权即可使用。Blur、Click Marker 和 Step Numbers 需要 Temposhot Pro。仅使用免费工具也能制作指南：按钮周围加一个 Rectangle，再从空白处加一个 Arrow，即可覆盖大多数“点击此处”的情况。差异体现在密集的屏幕上，此时点击标记比方框加箭头用更少的线条就能吸引视线。

页面需要 Step Numbers 时

“每页一个目标”的规则只有一个例外：读者在同一屏幕上按固定顺序填写的表单。若将四个字段的表单拆分为四页，同一张截图会重复四次。此时应保留一页，按 N，并在字段旁边按读者填写的顺序放置编号标签 1 至 4。在 Object Inspector 中，Step Numbers 包含 Label、Radius 和 Color，如果某个字段有子步骤，标签可以显示为 “1” 或 “1a”。在 Description 中写明对应的顺序：“依次填写 Name、Department、Cost centre 和 Approver。”画布上的编号与描述中的句子会表达相同的内容。

使用点击标记指示具体操作

点击标记无需文字即可表示“在此操作”。它最适用于按钮、菜单项、复选框和标签页。

Action Capture 可以在录制时添加标记。在 Configure 下，Visual Annotations 部分提供 Show cursor on click captures（Mac Pointer、Minimal Arrow、Touch Dot 或 Crosshair）和 Mark clicked area（Circle 或 Rectangle，可设置边框和背景颜色）。这些标记在文档中仍可编辑。

如需手动添加，按 M 并点击该控件。标记应比控件略大，使其标签在高亮区域中仍然清晰可读。

示例中使用的录制设置

在录制前设置标记可以节省最多的时间，因为每页都会自动带有标记。导出指南在 Configure Action Capture 中使用了以下设置。对话框中的预览会在运行开始前显示光标和标记。

圆形适合圆形图标和较短的按钮。矩形适合菜单项和表格行，这些控件通常较宽且较矮。如果一份指南同时包含两种控件，应在录制时选定一种形状，然后在 Object Inspector 中手动调整少数例外情况。点击标记在那里提供 Border、Background 和 Size 设置。

根据控件调整标记大小

标记过小会使控件标签被边框遮挡。标记过大则会覆盖相邻的控件，使读者不确定指的是哪一个。在导出指南中，Medium 适合工具栏按钮，但第 4 页的 Export as PDF 菜单项比圆形更宽，因此该页改用了 Rectangle 标记。进入下一页之前，应使用 Reset zoom 以 100% 缩放检查每一页。

使用箭头和形状提供上下文

当控件较小或位于密集的工具栏中时，箭头会有所帮助。箭头应从空白处开始，并在接近控件处结束。穿过文字的箭头会使两者都更难阅读。

矩形和椭圆用于对内容进行分组：一组相关字段、一个状态区域、表格中的一列。应使用轮廓而非实心填充，使读者仍能看到框内的内容。

形状的特殊情况

有三种情况经常出现。控件位于画面边缘时，箭头尾部没有足够的空间，此时应将画面扩大一级，或从中心向内指向控件。与其他内容重叠的下拉菜单，应在展开的列表周围绘制 Rectangle，而不是围绕触发按钮，因为读者接下来看到的是列表。表格中的一行更适合用一条细线 Line 标在下方，而非用方框框住，因为框住一行时看起来也会包含相邻的行。

保持文字简短，并放在目标之外

文字标签用于说明截图无法展示的值，例如需要输入的文件名或需要选择的选项。两到六个词即可。较长的说明应放在 Page description 中，它在 PDF 导出时会与截图一同显示。

标签应放在目标旁边，而不是覆盖在目标上。覆盖在按钮上的标签会遮住读者正在寻找的按钮文字。同一份指南中所有标签应使用相同的字号。

标签还是描述

区分很简单：标签说明读者必须在控件旁边看到的值，描述则解释原因或下一步会发生什么。在示例的第 5 页，标签在字段旁边显示 “All pages”。描述则写道：“部分页面范围会跳过附录，而财务部门审计需要附录。”标签为 2 个词，描述为 12 个词，并在默认 PDF 版式中显示在图片之前。

仅模糊必须隐藏的内容

Blur（B，Pro）用于遮盖姓名、电子邮件地址、账号和令牌。拖动到具体字段上，不要超出范围。覆盖半个窗口大小的模糊区域会让读者猜测被隐藏的内容。

对于绝不能离开 Mac 的数据，应使用 Framing 将其裁掉，或使用示例数据重新截图。浏览器工具 Image Redaction Tool 可在本地对单张图片进行打码。关于模糊与完全删除的区别，参见隐私模糊。

选择在导出尺寸下仍然有效的模糊强度

Blur strength 的范围为 2 至 80，新建模糊的默认值为 12。强度 12 在屏幕尺寸下可以隐藏小号正文，但大号标题和短数字仍可能被猜出。在示例中，标题栏中已登录的电子邮件被提高到 20，以 18 磅字体显示的账号 ID 被提高到 30。应在 PDF 预览中检查结果，而不只是画布上，因为预览显示的是最终缩放比例下的页面。

模糊无法解决的问题

模糊只会遮挡渲染后页面上的像素。它不会更改页面标题或描述，而从被点击控件解析出的 Action Capture 标题可能包含姓名，例如 Click "Invoice for J. Rivera"。导出前应检查每个标题和描述，并改写任何重复了已模糊内容的文字。还应检查相邻页面的缩略图：如果同一面板在其他页面以不同的画面级别出现，第 3 页模糊的内容可能在第 2 页完整可见。

对比标注前后的截图

使用页面菜单中的 Duplicate page，删除副本上的标记，然后在 Pages 面板中并排查看两页。如果某个标记不能让步骤更易理解，就将其删除。最后删除副本。

同时检查各页之间的一致性。使用 Command+C 复制已完成的标记，再使用 Command+V 粘贴到下一页，使尺寸和颜色保持一致。

几分钟即可完成的审阅

Pages 面板中每个缩略图的标题会显示该页标注的数量。这个数字可以用于快速审核。在导出指南中，五页显示 1 或 2 个标注，第 5 页显示 4 个，因此该页需要再次检查。其中两个标记与点击标记重复，已被删除。

检查最终阅读尺寸

在大屏幕上看起来清晰的标签，在打印的 A4 页面或手机上可能无法辨认。导出前应选择 Export PDF，并逐页查看实时预览。导出指南列出了 PDF、PNG、JPG 和 WebP 页面以及 ZIP 包。

对于指南之外的单张图片，浏览器工具 Screenshot Annotation Tool 可在浏览器中添加箭头、方框和文字。文件保留在你的设备上。

A4 横向的阅读尺寸计算

默认 PDF 版式为 A4 Landscape，Image size 设为 Fit without enlarging。A4 横向页面宽 297 毫米，因此宽 1440 点的完整窗口截图扣除页边距后，大约以每屏幕点 0.19 毫米的比例放入页面。此时 13 点的界面文字打印后约为 2.4 毫米，较小但仍可辨认。若将同一页面以 Close 级别裁剪为宽 720 点的区域，则约为 4.9 毫米，放大一倍。这就是画面裁剪比放大标签更能提高可读性的原因。

文字标签会随截图一同缩放，因此在全宽页面上设为 14 的标签，打印时的比例与界面文字相同，同样很小。应在裁剪之后再设置标签大小，而不是之前。

值得检查的导出设置

自定义 PDF 设置需要 Temposhot Pro，否则将使用默认值。对于标签位于截图旁边的指南，将 Descriptions 设为 Before image，可使原因显示在图片上方；Step numbers 会在每个页面标题上方添加步骤编号。如果某页在画布上使用了 Step Numbers 标注，可考虑关闭 PDF 中的 Step numbers，避免同一页出现两套编号系统。

常见问题

标注会更改原始截图吗？

不会。Temposhot 文档中的标注和画面裁剪是非破坏性的。导出时会将它们渲染为新文件，源图片保持不变。

哪些标注工具需要 Pro？

Blur、Click Marker 和 Step Numbers 是 Pro 工具。Text、Rectangle、Ellipse、Line、Arrow 和 Framing 无需授权即可使用。

一张截图应包含多少个标注？

目标上一个醒目的标记，如果读者必须输入值，再加一个标签。如果需要更多标注，应考虑拆分该步骤。

能标注不是用 Temposhot 截取的图片吗？

可以。在 New Document 菜单中选择 Images… 创建文档，然后以相同方式标注导入的页面。通用做法参见截图标注。

为什么 PDF 中的标签看起来很小，而编辑器中却很大？

画布缩放只改变视图，Zoom in 和 Zoom out 不会改变导出页面的尺寸。当页面适配纸张宽度时，标签会随截图一同缩小。因此应收紧画面范围，或在 Export PDF 预览中检查尺寸。

能将同一种标记样式复制到每一页吗？

可以。使用 Select 工具选中已完成的标记，按 Command+C，打开下一页后按 Command+V。粘贴的标记保留颜色、宽度和不透明度。将其移动到新的目标上，必要时调整 Position and size。

将点击转换为清晰的分步指南

Action Capture 每次点击记录一张截图，并已标出光标和点击区域，因此大多数页面几乎不需要额外标注。请下载适用于 macOS 14 或更高版本、搭载 Apple 芯片 Mac 的 Temposhot。