分步指南与屏幕录制：应该用哪一种？

截图指南和屏幕录制都可以讲解同一项任务，但读者的使用体验差别很大。指南允许读者快速浏览、搜索，并按自己的节奏逐步操作。录屏则展示动作和时序，并附带语音。应选择哪种格式，取决于读者会如何使用它。

截图指南与屏幕录制一览

比较项	截图指南	屏幕录制
阅读节奏	由读者决定，可直接跳到任意步骤	跟随视频节奏，需拖动进度条找到步骤
可搜索性	可以，搜索步骤标题和说明	只有附带文字稿时才可以
呈现动作和时序	不能	能
承载语音和语气	不能	能
边操作边阅读	可以，与应用并排放置	需要暂停、切换、再继续
更新单个步骤	替换一张截图	重新录制或拼接
打印和离线使用	可以打印为 PDF	需要播放器
翻译	修改文字即可	需要重新配音或添加字幕

测量单个任务的制作成本

选择读者经常重复执行的一项任务，分别用两种格式制作并记录耗时。20 步的任务比较适合作为测试对象：步骤数足够体现差异，又不至于难以重复。

以 20 步的任务为例，制作指南需要为每一步采集一张清晰的截图，并且每步约需 2 分钟进行编辑，包括标题、说明和模糊处理。录制同一任务则需要排练一次完整操作。重录会增加时间，20 步的任务通常需要录制两到三次，才能得到一条没有停顿的完整录像。下面的对比展示了时间主要花在哪里。

以上数字来自一项任务的估算。包含大量对话框或长时间等待的任务会改变结果。在为整个文档库选择格式之前，应先用自己的任务试做一次，并记录耗时。

可重复任务适合使用截图指南

当读者边阅读边操作时，指南的效果最好。读者看第 4 步，完成第 4 步，再回到指南查看第 5 步。读者操作时，指南内容保持不变。

典型适用场景：

• 新人入职：内部工具的操作流程，例如申请权限或提交报销。
• 支持回复：回答“如何更改 X”一类问题，并在工单中附上链接。
• 标准操作规程：审计人员或新员工需要严格按步骤执行的流程。
• 版本更新说明：展示某个设置的位置发生了哪些变化。

指南也更便于快速浏览。已经掌握第 1 到 6 步的读者，可以直接跳到第 7 步。

指南不适合的情况

任务较长或分支较多时，指南的效果会变差。40 步的指南很难快速浏览，读者在第 15 步之后容易迷失位置。应在自然的断点处拆分任务，例如交接给其他人或切换到其他系统，并按顺序链接各个部分。

分支也会带来同样的问题。如果指南写的是“若字段为空，执行 A，否则执行 B”，同一步就需要两组截图。此时应将分支写成两份简短的指南，并从公共路径的第一步链接到每个分支。

等待同样会影响指南。如果某一步写的是“等待报告生成完成”，就需要一张生成完成后的截图，而读者还需要知道等待大约多久。应将等待时间写在说明中，例如“处理 2,000 行导出数据约需 30 秒”，这样读者能判断屏幕是否卡住。

这种结构下，每步只有一张截图和一个操作，因此更新成本较低。封面页存放变化较少的信息，例如负责人和上一次审阅的日期。

减少重录的习惯

读者如何使用指南

多数读者不会从头到尾阅读指南。他们会打开失败的那一步，将截图与自己的屏幕对照，然后回到文字说明。能够支持这种用法的指南，每步只包含一个操作，标题写明控件名称，图片中的控件位于其正常位置。

清晰的标题比长段落更有用。“在右上角选择 Export”直接告诉读者点击哪里。“导出文件”则需要读者在屏幕上自行查找。条件和注意事项应写在说明中，而不是标题中，以便标题可以快速扫读。

动作需要呈现时使用屏幕录制

有些内容无法通过静态图片表达：

• 拖放、手势和调整大小。
• 动画和过渡效果，包括其中的缺陷。
• 时序，例如按住某个按键多久，或等待同步完成多长时间。
• 依赖语音的说明，例如设计评审或产品演示。

录屏也适合用于第一印象。一段 90 秒的概览视频能提供 20 步指南无法提供的背景信息。在 Mac 上，Shift+Command+5 工具栏和 QuickTime Player 都可以录制屏幕。

规划 90 秒的概览视频

概览视频只有一个目的：让读者在开始任务之前了解产品的功能。90 秒的脚本通常可以分为三个段落。下面的时间轴展示了一种时间分配方式。

每个段落只包含一个界面和一个操作。如果某个段落需要第二个界面才能解释清楚，应将其删除。这类内容适合放在指南中，让读者按自己的节奏在不同界面之间切换。

时长的重要性不亚于内容长度。正常语速约为每分钟 150 个字，因此 90 秒的概览可容纳约 225 个字的旁白。应先写脚本，朗读计时，然后再录制屏幕，使画面与文字对应。先录屏再补旁白的做法通常会超时，之后的剪辑会删掉旁白所描述的操作。

编辑与更新

软件界面会发生变化。按钮位置移动时，指南只需替换一张截图，并可能修改一行文字。录屏则需要重新录制该片段，并确保旁白与前后片段保持一致。

两者的编辑工具也不同。截图编辑器可以在数秒内完成每张图片的裁剪、模糊处理、步骤编号和箭头标注。视频编辑需要时间轴，每次修改都需要重新导出。对于经常更新的文档，可参阅保持截图文档最新。

更新示例：两个步骤发生变化

假设一份 20 步的指南，界面中有两个按钮的位置发生了移动。指南需要替换两张截图，并修改两处标题。整个工作约需 10 分钟：采集两个新状态，替换两页内容，并检查相邻步骤中是否仍引用旧位置。

翻译也存在同样的差距。第二语言版本的指南需要翻译标题和说明，如果图片中没有文字，截图可以保留。录屏则需要重新配音或添加字幕；如果界面语言与旁白语言不同，视频中的界面文字也需要重新录制。在第一次录制前就应将这些成本纳入计划。

同样的变更如果出现在一段 3 分钟的录屏中，就需要重新录制包含这两个步骤的整段内容。如果该段长 40 秒且位于视频中部，重新录制、修剪和导出所需时间，与首次录制的时间大致相当。在变更只涉及局部的情况下，指南的修改成本始终更低。

隐私审查

发布的每一帧都可能被他人暂停查看。一段 3 分钟、30 fps 的录屏包含 5,400 帧，一条显示 1 秒的通知会出现在其中的 30 帧中。要找到并模糊处理这些画面，需要逐段拖动时间轴。

一份 15 步的指南有 15 张图片需要检查。使用模糊工具处理一张图片中的姓名或邮箱，通常只需几秒，而且可以同时看到所有图片。关于模糊处理与删除数据的区别，参阅图片打码。

两种格式都适用的审查顺序是：先检查文字，再检查图片，最后检查声音。对于指南，应先阅读所有标题和说明，因为它们会写明控件名称，且常包含账号名。然后按读者实际看到的尺寸打开每张图片。对于录屏，应以正常速度播放前 10 秒和后 10 秒，因为开头常会露出带有个人文件夹的桌面，结尾常会出现通知。

指南的审查是逐张图片对照一份简短清单，因此工作量固定。录屏的审查需要按时间检查每一帧，而漏掉的一帧可能只有几百毫秒。应在采集前规划好审查流程，并为测试数据制定规则，例如使用不可能对应真实客户的示例姓名。

只有一个步骤需要动作时同时使用两种格式

许多任务大部分是点击操作，只有某一步较为复杂，例如拖动列或使用手势。此时应以截图编写指南，并为该步骤附加一段 10 到 20 秒的短视频，然后在该步骤的说明中添加链接。

读者既能浏览可扫读的指南，又能在需要时看到动作演示。之后更新指南时，通常无需改动视频片段。

录制视频时，可使用系统自带的截图应用，按 Shift+Command+5，并为所选区域选择录制选项。视频应只展示该步骤，发布前需剪去开头和结尾。

使用 Temposhot 生成展示进度变化的 MP4

Temposhot 不录制实时屏幕视频。它使用已保存的帧生成 MP4，帧率可选 5、10、15、24、30 或 60 fps，默认为 15 fps。对进度条或随时间逐渐填充的仪表盘运行定时的 Auto Capture，可以展示状态的变化过程。生成的结果是一系列状态，而不是平滑的动作，因此适合表现按阶段变化的状态。

帧率应根据每个状态需要停留的时间来选择。在 15 fps 下，每个已保存的帧显示约 67 毫秒。若要让某个状态保持 1 秒，运行时需要保存该状态的约 15 帧。

采集前先做决定

开始之前，先回答以下问题：

1. 读者是否会一边阅读一边操作？如果是，选择指南。
2. 是否有某个步骤依赖动作、时序或语音？如果是，录制该步骤。
3. 界面是否会在几个月内变化？如果是，优先选择指南，因为更新成本更低。
4. 结果是否需要搜索、打印或翻译？如果是，选择指南。
5. 目的是说服读者或建立第一印象？如果是，选择录屏。

以下两个示例说明如何综合这些答案。提交报销单共有 9 个步骤，由员工在打开表单的情况下完成，财务团队调整字段时会发生变化。答案指向指南，更新成本为每个变更字段一张截图。新产品的入职视频包含一个概览和一个拖放动作。答案指向概览使用录屏、拖放动作使用短视频片段，后续设置步骤使用指南。

先做决定很重要，因为采集方式会随之不同。指南需要为每一步采集一张清晰的截图。录屏则需要排练一次不间断的完整操作。

如果多数答案指向指南，而某个步骤需要动作演示，则结论是使用指南，并为该步骤附加视频片段。如果多数答案指向录屏，则录制概览，并链接到用于步骤说明的指南。

使用 Action Capture 创建截图指南

1. 开始采集

   按 Command+3，选择 Start Action Capture，然后选择 Active Window、Full Screen、Specific Window 或 Capture Area。

2. 完整操作一次

   以正常速度完成任务的每一步操作。Temposhot 会在每次有效点击之前保存目标状态。若某个状态无需点击即可呈现，按 Shift+Command+2 进行采集。

3. 结束并检查

   在浮动工具栏上选择 Finish capture。步骤会以 Document 的形式打开，标题取自被点击的元素，例如 Click "Save"。

4. 编辑并导出

   删除多余的步骤，添加说明，模糊处理私人数据，然后使用 Export PDF。

无需动作演示的指南设置

指南需要在每次点击处有清晰的标记，并且标题要写明控件名称。以下设置可以实现这一点，并且会保存在 Mac 上，供之后的运行使用。

如果任务包含许多不应计入的点击，例如读者只需主面板而点击了侧边栏，可使用 Capture only while a key is held。该设置会在保存步骤之前过滤点击。应先用一次短时间的运行进行测试，因为漏掉一次点击会使指南出现缺口。

控制录制过程的按键

以下快捷键可以缩短录制过程。无需切换到 Temposhot 窗口即可使用，焦点始终停留在操作任务的应用上。

选择采集目标

采集目标决定一次运行会生成哪些页面。Active Window 会跟随每次有效点击所在的窗口，因此从浏览器切换到电子表格的任务会同时生成两个应用的页面。Specific Window 在整个运行过程中只保留一个应用。开启 Capture outside clicks 后，即使点击发生在该窗口之外，也会将该窗口保存为步骤。Capture Area 将屏幕上的一个矩形区域固定下来，适合在较大应用的某个面板内进行的任务。Full Screen 会采集所选的一个显示器，包括菜单栏，因此适合从桌面开始的任务。

应选择能够包含所有步骤的最窄目标。目标越窄，生成的图片越小，读者看到的控件周围也不会有多余的屏幕内容。

减少重录的习惯

第一次运行通常会出现停顿、多余的点击，或页面加载过慢的情况。以下几个习惯可以减少录制次数。这些习惯同时适用于指南和录屏。

每次录制都应从同一个界面开始。如果每次都从不同的仪表盘开始，指南的步骤就会对不上；如果录屏从任务中途开始，视频开头就会出现跳变。

常见问题

截图指南对无障碍更友好吗？

每个步骤都有文字说明时，基于文本的指南可以配合屏幕阅读器使用。录屏需要字幕和文字稿，才能覆盖同样的受众。

屏幕录制教程应该多长？

每个视频只讲一项任务。如果录屏需要分章节才能使用，通常分步指南是更合适的格式。

能否将录屏转换为指南？

可以从视频中导出帧并添加说明，但这些帧常常截到转场过程中的画面。按每次点击截取一张截图，重新采集任务，得到的步骤会更干净。

制作指南需要麦克风吗？

不需要。指南通过标题和说明传达讲解内容。只有当某个步骤依赖语气或现场演示时，才需要添加口头讲解。

一份指南应包含多少个步骤？

一份指南只包含一项任务，步骤数量应少于约 25 步。超过此数量时，应在交接或系统切换处拆分指南，具体做法见前文“指南不适合的情况”。每份拆分后的指南包含 8 到 12 步时，更便于更新，因为一次变更只影响其中一部分。

动作视频应多长？

10 到 20 秒足以展示一个动作步骤。更长的视频通常会包含第二个步骤，那部分应以截图的形式放在指南中。应将视频修剪为动作部分在前 2 秒内开始，因为读者不会继续观看一开始就是空白屏幕的视频。

在支持工单中，录屏能否替代指南？

录屏可以回答单个问题，但读者需要从头观看才能找到对应步骤。指南则让读者直接跳到与自己屏幕一致的步骤。对于可重复的问题，应发送指南；对于一次性的操作演示，应发送录屏。如果某个步骤有对应的视频片段，则两者都应链接。

指南应否链接到视频？

应当链接，但只针对需要动作演示的那一个步骤。将链接放在该步骤的说明中，指南的其他部分不要包含视频链接，以免读者被带离操作顺序。

将点击过程整理为清晰的分步指南

使用 Action Capture 采集下一份操作指南，然后在 Document 编辑器中完成编辑。关于采集方式的对比，可参阅手动截图与点击采集。