如何用截图制作员工入职指南

新员工的第一周主要是在不熟悉的工具里完成一系列小任务：登录、申请权限、设置个人资料、提交第一笔报销。截图指南让新员工自己完成这些任务，不必等同事有空。

本文介绍如何规划按角色划分的入职指南集，在 Mac 上用 Temposhot 录制，以及如何保持内容准确。

将入职内容与培训资料库分开

入职指南回答“这周我要做什么”。培训资料库回答“这个工具如何使用”，任何时候都可以查阅。两者混在一起，会得到新员工无法读完的长手册。

入职指南应保持简短、有顺序，并与日期对应。需要深入了解时，链接到培训资料。标题为“提交第一笔报销”的指南属于入职内容，“报销政策和费用类别”则属于资料库。

整理现有资料

大多数团队的 wiki 里，入职页面与参考页面混在一起。录制之前先整理现有页面，对每个页面提出一个问题：新员工是否需要在第一周结束前掌握这些内容？如果需要，该页面改写为任务指南。如果不需要，页面保留在资料库中，并从入职计划中链接过去。

整理后通常会剩下一批需要重写的页面。以政策形式撰写的页面（如“报销必须在 30 天内提交”）需要改写成任务版本（如“提交带收据的报销单”）。政策编号保留在资料库页面中，任务指南链接到该页面。

规划首日、第一周和角色过渡安排

先制作表格，不要先录制。逐项列出任务、任务所在的系统，以及必须完成的时间。

时间	任务	系统	适用对象
第 1 天	登录并设置双因素认证	身份提供商	所有人
第 1 天	完善个人资料和头像	聊天应用	所有人
第 2 天	申请项目文件夹访问权限	工单门户	所有人
第 1 周	申请休假	HR 系统	所有人
第 1 周	提交带收据的报销单	财务工具	所有人
第 2 至 4 周	完成第一份周报	分析工具	销售岗位

表中每一行对应一份指南。通过“适用对象”列，可以按角色组合指南集，不必让所有人收到全部指南。

录制前先统计指南数量

示例中的销售指南集包含 11 份指南，客服指南集包含 8 份。其中 6 份指南两个角色共用，团队只录制一次，再分别导出到两个指南集中。先统计数量，可以得出总录制时间。按每份指南约 15 分钟计算（含录制和审阅），销售指南集约需 3 小时。

制作角色过渡表

角色过渡表显示各角色之间哪些任务不同，以及每项任务从何时开始。同一公司的两个角色，通常前两天的内容相同，之后才分开。下表比较两名新员工：销售代表和客服人员。

两个角色共有的行构成通用内容，所有新员工都会收到。角色专属的行构成额外内容。如果新员工在第一天就收到全部额外内容，会超出其实际能处理的量，因此每份角色专属指南的标题信息中都要写明开始日期。

以时间线安排第一周

时间线显示每份指南何时开放。入职第一天将日程交给新员工，并附上每天对应指南的链接。

每行标明日期的时间线，可以让遗漏的步骤一目了然。如果新员工到第 3 天仍未申请文件夹访问权限，就能知道该重新打开哪份指南，以及该联系谁。

在截图前分配负责人

每个系统都有熟悉它的人，系统变更时他们最先知道。录制前，先指定该人为对应指南的负责人。负责人负责核对步骤、批准导出，并在系统变更时更新指南。

没有负责人的入职指南会逐渐过时。新员工可能在入职第一天就找不到某个已经不存在的按钮。

指定备份负责人

只有一名负责人时，该人调到其他团队后，指南就没有人审阅。请为每个系统另外指定一名备份负责人。备份负责人与主负责人收到相同的审阅提醒，并可在主负责人不在时批准更新。将两人的姓名都写在标题信息中，确保新员工的问题无论哪位在岗都能找到人处理。首次审阅前，需确认备份负责人拥有同一系统的访问权限。如果备份负责人无法完成批准操作，更新就会停滞。

设定审阅周期

负责人如果没有固定的审阅时间，往往只会在新员工报告问题后才想起指南。为每份指南设定审阅日期，并写在封面上。示例中，稳定系统的审阅周期为 90 天。若某次版本发布涉及指南所截图的页面，则在发布后立即审阅。

将审阅日期记录在指南的标题信息中，紧挨负责人姓名。下一位负责人无需打开文件历史，即可看到上次检查的时间。

使用测试账号录制软件任务

现有员工账号中带有历史记录和权限，新员工不会拥有这些内容。请 IT 部门提供一个测试账号，权限与新员工默认权限相同。

所有录制都使用测试账号。如果在经理账号上录制，指南中可能出现新员工看不到的审批按钮，新员工在第一天就会因此操作失败。

录制以审批结束的任务

部分入职任务以审批结束。新员工提交申请，由经理批准。在测试账号上录制申请步骤。将等待审批的过程单独录制为一页，并附上结果检查，例如“状态在一个工作日内变为 Approved”。

不要用真实申请录制经理的审批页面。该页面会列出其他员工的姓名和申请详情，因此只能在使用占位数据的沙盒中录制，或者不纳入指南。

每次录制前重置测试账号

累积了历史记录的测试账号，会改变下一次录制时的页面。周一提交的申请，周二可能显示为待处理，指南因此会记录新员工永远不会看到的状态。每次录制前将测试账号恢复到初始状态，或按照指南的顺序固定录制各状态。

1. 配置标题和标记

   在 Action Capture 页面打开 Configure。开启 Parse clicked elements，模板保持 Click "[[element-name]]"。在 Visual Annotations 下开启 Show cursor on click captures 和 Mark clicked area。

2. 启动 Action Capture

   按 Command+3，选择 Start Action Capture。如果任务会在多个应用之间切换，选择 Active Window；如果任务只在一个窗口内进行，选择 Specific Window。

3. 完整操作一遍任务

   匀速点击。每次有效点击都会保存点击前的页面，因此指南能显示新员工应当关注的画面。

4. 不点击也能截图

   对于确认消息等画面，使用浮动工具栏中的 Capture now，或按 Shift+Command+2。

5. 为私密画面暂停录制

   打开任何个人内容之前，选择 Pause capture，然后选择 Resume capture 恢复。结束时选择 Finish capture。

Document 会在编辑器中打开，每个步骤对应一页。将解析出的标题改写为任务描述，例如“打开 Settings”，并在描述中首次出现时展开每个缩写。Action Capture 运行时指南介绍了工具栏的各项功能。

设置录制默认值

设置会保存在 Mac 上，并在之后的录制中沿用。请一次性设置入职相关的参数，并在第一项任务开始前检查对话框预览。下表列出销售入职指南集使用的参数。

保持 Include toolbar in captures 关闭。工具栏属于录制过程，不属于新员工的屏幕。如果任务只在一个应用内进行，将目标切换为 Specific Window，这样聊天窗口中的点击就不会在个人资料指南中新增步骤。

只录制一次登录步骤

登录和双因素设置在每位新员工的第一天都要进行，而且比大多数任务耗时更长。请将其单独录制为一份指南。下面的步骤说明指南所遵循的顺序。

截图备用代码页面时，代码需要隐藏。该步骤告诉新员工在哪里保存代码，因此截图中不能出现代码本身。使用 Blur（Pro 功能）或 Framing 裁剪，保留操作说明文字，去掉代码。

录制时使用快捷键

整个录制过程通过键盘完成。新员工不需要这些快捷键，但录制人员需要。

Auto Capture 适合较长的连续画面，例如分阶段加载的报表。Action Capture 适合包含点击操作的任务。选择模式时，应看新员工会如何跟随指南，而不是看任务的长短。

规划每次录制时段

每天只为当天的指南安排一次录制，不要为整套指南安排一次录制。一次 60 至 90 分钟的录制时段可以覆盖四到六份短指南，并留出重新录制的时间。开始前让测试账号已经登录、窗口已经设置好，这样前几分钟就不会用在准备工作上。

每次录制结束时趁步骤记忆清晰，检查标题。录制时读起来通顺的标题，过一周再看可能像是猜测。如果一次录制超过 90 分钟，通常说明指南数量过多，应将最后几份移到下一次录制。

撰写新员工能照着做的标题

标题应与屏幕上的文字一致，并写明每一步的结果。下表列出常见的措辞问题及修改方式。

添加检查项和支持途径

每份指南结尾都要写明新员工应看到的结果，例如“你的头像会显示在姓名旁边”。然后用一行说明如果结果不符，去哪里获取帮助，例如 IT 频道或指定的伙伴。

导出前删除所有与个人相关的内容，包括聊天侧边栏中的姓名、日历日程、薪资或银行字段、同事的照片。Blur（B）是 Pro 功能。使用干净的测试账号重新录制该步骤，不会留下任何痕迹。

撰写结果检查

结果检查告诉新员工成功时屏幕上应该是什么样子。需要写明元素、文字和位置。“你的头像显示在右上角菜单中姓名旁边”三项都写明了。“你的个人资料看起来正确”三项都没有写明，新员工无法判断是否可以继续。

每份指南只在最后一页写一条结果检查。如果一项任务有多个结果，将最重要的结果放在最后一页，其余结果写在该页的描述中。

在封面写明适用范围

封面注明角色、访问级别，以及指南默认的开始日期。如果新员工打开的指南不适用于自己的角色，可以在第一次点击之前就从封面看出来。范围用一行写明，例如“销售新员工，第 1 天，标准 CRM 访问权限”。同一套指南中的所有文档使用相同的写法，方便新员工快速比较。

为求助路径写出第一步

只写“联系 IT”，新员工还要自己判断该发送什么。应为每份指南设计求助路径，并让新员工无需他人帮助就能完成第一步。下图显示登录指南的求助路径。

第一条消息中附上页码，可以减少来回沟通。伙伴可以直接依据指南回答，无需再询问新员工看到了什么。IT 工单则从新员工停下来的确切步骤开始记录。

使用角色入职检查清单

• 任务表已完成，每个系统都有负责人。
• 每项任务一份指南，标题以动词开头。
• 封面顶部有适用范围：指南假设的角色和访问级别。
• 最后一页有结果检查和求助路径。
• 个人数据已删除或模糊处理。
• Export PDF 包含封面、步骤编号和页码（Pro 自定义功能），或导出 PNG 页面用于内网。
• 文件名按日期排序，例如 day1-02-two-factor.pdf。
• 封面上写明审阅日期。

导出指南列出了所有格式。

按日期整理入职文件夹

按日期顺序组织文件夹，新员工无需搜索就能找到下一份指南。下面的目录结构按天分组，并将用于内网的 PNG 页面与对应的 PDF 放在一起。

文件名包含日期和顺序。只有当文件夹名称与计划一致时，第三天打开文件夹的新员工才会先看到第 3 天的指南，因此需保持文件名与时间线表一致。

由新员工测试流程

下一位新员工是最好的测试读者。请他独立跟随指南操作，记录每个与屏幕不符或需要提问的步骤。在下一个入职日期前修正这些页面。

重大系统变更后需要重新测试。春季可以正常使用的指南，在供应商改版后可能失效。

为测试设定时间限制

测试读者的时间限制应与真实的首日日程一致。示例中，读者需要在 45 分钟内完成 12 份指南。超出时限的读者会显示哪些指南最耗时。在下一个入职日期前，缩短这些指南或将其拆分。

测试过程中记录每个问题对应的指南和页码。事后再写笔记，会丢失读者犹豫时的确切步骤。

记录测试结果

测试结果只有写明指南、页面和原因时才有用。下表来自一次覆盖整套入职指南的测试。

测试结果表同时也是下一次审阅的修正清单。三个关于按钮缺失的问题有同一个原因：供应商在改版后把按钮移到了菜单中。修正方式是重新截取受影响的页面，并更新审阅日期。三份指南中有两份没有其他问题，因此测试结果也确认了其余指南无需修改。

常见问题

入职指南应该多长？

每份指南只包含一项任务。大多数第一周任务可以在 5 至 12 个步骤内完成。较长的任务通常拆分为设置指南和使用指南两份。

多人能否同时编辑同一份入职 Document？

不能直接编辑。Temposhot 将 Document 保存在一台 Mac 本地。请分享导出的 PDF 或图片，并由每份指南的负责人保留源文件。

入职指南是否应使用真实员工账号？

应使用具备新员工权限的测试账号。真实账号会显示历史记录、同事姓名，以及新员工不会拥有的权限。

入职指南多久审阅一次？

稳定的指南每 90 天审阅一次。涉及其页面的版本发布后，立即审阅该指南。封面上的审阅日期表示下一次检查的时间。

新员工在入职期间角色变动怎么办？

将新员工转入新角色的指南集，并跳过已不适用的任务指南。在入职计划中记录变动，避免下一位原角色的新员工误用新的指南集。

外包人员能否使用这些指南？

只分享外包人员所需任务的指南。导出这些指南，并附上 IT 部门已批准的访问记录一同发送。删除外包人员无法接触的内部政策和系统指南。如果指南中提到外包人员无法访问的内部系统，第一天就会产生支持工单。

上线时最少需要哪些指南？

上线时只需首日指南和首次访问权限申请指南。如果新员工第一天无法登录或访问文件夹，就无法开始本周的其他工作。第 1 周和第 2 周的指南可在首批指南由一名新员工测试后再添加。

将点击转换为清晰的分步指南

Action Capture 可以一次录制每项入职任务，并生成可编辑的指南。下载 Temposhot，先录制第 1 天的任务。