스크린샷으로 신규 입사자 온보딩 가이드 만드는 방법

신규 입사자의 첫 주는 대부분 익숙하지 않은 도구에서 하는 작은 업무로 채워집니다. 로그인, 접근 권한 요청, 프로필 설정, 첫 경비 제출이 여기에 해당합니다. 스크린샷 가이드가 있으면 동료가 시간이 날 때까지 기다리지 않고 이 업무들을 끝낼 수 있습니다.

이 글은 역할별 온보딩 세트를 계획하는 방법, Mac에서 Temposhot으로 기록하는 방법, 가이드를 최신 상태로 유지하는 방법을 다룹니다.

온보딩을 교육 자료 라이브러리와 분리하기

온보딩은 "이번 주에 무엇을 해야 하는가"에 답합니다. 교육 자료 라이브러리는 언제든 "이 도구는 어떻게 동작하는가"에 답합니다. 두 내용을 섞으면 신규 입사자가 끝까지 읽을 수 없는 긴 매뉴얼이 됩니다.

온보딩 가이드는 짧고, 순서가 있고, 날짜에 맞춰 구성합니다. 자세한 내용은 교육 자료로 연결합니다. "첫 경비 제출하기" 가이드는 온보딩에 속하고, "경비 정책과 카테고리"는 라이브러리에 속합니다.

기존 자료 분류하기

대부분의 팀은 위키에 온보딩 페이지와 참조 페이지가 섞여 있습니다. 무엇을 기록하기 전에 기존 페이지를 먼저 분류합니다. 각 페이지에 대해 "신규 입사자가 1주차가 끝나기 전에 이 내용이 필요한가"를 확인합니다. 필요하면 업무 가이드로 바꿉니다. 필요하지 않으면 라이브러리에 두고 온보딩 계획에서 링크합니다.

분류 후에는 다시 작성해야 하는 페이지가 짧은 목록으로 남는 경우가 많습니다. "경비는 30일 이내에 제출해야 함"처럼 정책으로 쓴 페이지는 "영수증을 첨부해 경비 제출하기"처럼 업무 중심 문장으로 고칩니다. 정책 번호는 라이브러리 페이지에 남기고, 업무 가이드에서 그 페이지로 연결합니다.

첫날, 첫 주, 역할별 적응 단계 정리하기

녹화부터 시작하지 않고 표부터 작성합니다. 각 업무, 업무가 일어나는 시스템, 완료해야 하는 시점을 나열합니다.

시점	업무	시스템	적용 대상
1일차	로그인하고 2단계 인증 설정함	ID 공급자 (Identity provider)	전체
1일차	프로필과 사진 등록함	채팅 앱	전체
2일차	프로젝트 폴더 접근 요청함	티켓 포털	전체
1주차	휴가 신청함	HR 시스템	전체
1주차	영수증을 첨부해 경비 제출함	재무 도구	전체
2~4주차	첫 주간 보고서 실행함	분석 도구	영업 직군

표의 각 행은 가이드 하나가 됩니다. "적용 대상" 열을 기준으로 역할별 세트를 구성하면 모든 신규 입사자에게 모든 가이드를 전달하지 않아도 됩니다.

녹화 전에 가이드 수 세기

예시의 영업 세트에는 가이드가 11개, 지원 세트에는 8개가 있습니다. 가이드 6개는 두 역할이 함께 사용하므로, 팀은 공통 가이드를 한 번만 녹화하고 두 세트에 모두 내보냅니다. 먼저 개수를 세면 전체 녹화 시간을 미리 알 수 있습니다. 가이드 한 개당 녹화와 검토에 약 15분이 걸리므로, 영업 세트는 약 3시간이 필요합니다.

역할별 적응 단계 만들기

적응 단계는 역할별로 다른 업무와 각 업무가 시작되는 시점을 보여줍니다. 같은 회사의 두 역할은 처음 이틀을 같이 쓰고 그 이후에 나뉘는 경우가 많습니다. 아래 비교는 영업 담당자와 지원 상담원 두 신규 입사자를 기준으로 합니다.

공통 행은 공통 세트를 구성하며 모든 신규 입사자가 받습니다. 역할별 행은 추가 세트를 구성합니다. 첫날 추가 세트를 모두 받은 신규 입사자는 사용하지 못할 가이드를 받게 되므로, 역할별 가이드마다 제목 블록에 시작 날짜를 적습니다.

첫 주 일정을 타임라인으로 정리하기

타임라인은 각 가이드가 열리는 시점을 보여줍니다. 1일차에 일정을 신규 입사자에게 전달하고, 날짜별로 해당하는 가이드 링크를 함께 제공합니다.

각 행에 날짜가 있는 타임라인은 누락된 단계를 드러냅니다. 3일차까지 폴더 접근을 요청하지 않은 신규 입사자는 다시 열어볼 가이드와 연락할 담당자를 알 수 있습니다.

화면을 캡처하기 전에 담당자 지정하기

모든 시스템에는 그 시스템을 잘 알고 있고 변경을 가장 먼저 알아채는 사람이 있습니다. 녹화 전에 그 사람을 가이드의 담당자로 지정합니다. 담당자는 단계를 확인하고, 내보내기를 승인하고, 시스템이 바뀌면 가이드를 갱신합니다.

담당자가 없으면 온보딩 가이드는 실제 화면과 어긋납니다. 신규 입사자가 첫날 이미 존재하지 않는 버튼을 찾게 됩니다.

백업 담당자 지정하기

담당자가 한 명뿐이면 그 사람이 팀을 옮길 때 가이드를 검토할 사람이 없어집니다. 시스템마다 백업 담당자도 지정합니다. 백업 담당자는 담당자와 같은 검토 알림을 받고, 담당자가 자리를 비운 동안 업데이트를 승인할 수 있습니다.

두 이름을 모두 제목 블록에 적으면 신규 입사자의 질문이 어느 경우에든 사람에게 전달됩니다. 첫 검토 전에 백업 담당자가 같은 시스템에 접근할 수 있는지 확인합니다. 백업 담당자가 수행할 수 없는 승인은 업데이트를 지연시킵니다.

검토 주기 정하기

일정이 없는 담당자는 신규 입사자가 문제를 보고하기 전까지 가이드를 잊습니다. 각 가이드에 검토 날짜를 설정하고 표지에 적습니다. 아래 예시는 안정적인 시스템에 90일 주기를 사용하고, 가이드 화면에 영향을 주는 릴리스 후에는 즉시 검토합니다.

검토 날짜는 담당자 이름 옆의 제목 블록에 기록합니다. 다음 담당자는 파일 이력을 열지 않아도 마지막 확인 시점을 알 수 있습니다.

테스트 계정으로 소프트웨어 업무 캡처하기

기존 직원 계정에는 신규 입사자에게 없는 이력과 권한이 보입니다. IT에 신규 입사자 기본 권한을 가진 테스트 계정을 요청합니다.

모든 녹화에 테스트 계정을 사용합니다. 관리자 계정으로 녹화한 가이드에는 신규 입사자가 보지 못하는 승인 버튼이 나타나며, 그 단계는 첫날 실패합니다.

승인으로 끝나는 업무 기록하기

일부 온보딩 업무는 승인으로 끝납니다. 신규 입사자가 요청을 제출하면 관리자가 승인합니다. 요청 단계는 테스트 계정으로 녹화합니다. 승인 대기는 별도 페이지로 캡처하고, "영업일 1일 이내에 상태가 Approved로 바뀝니다."처럼 결과를 확인하는 문장을 넣습니다.

실제 요청으로 관리자 승인 화면을 녹화하지 않습니다. 해당 화면에는 다른 직원의 이름과 요청 세부 정보가 표시되므로, 가짜 데이터가 있는 샌드박스에서 녹화하거나 가이드에서 제외합니다.

실행 사이마다 테스트 계정 초기화하기

이력이 쌓인 테스트 계정은 다음 실행의 화면을 바꿉니다. 월요일에 제출한 요청이 화요일에는 대기 항목으로 보일 수 있으며, 그러면 가이드는 신규 입사자가 보지 못할 상태를 기록하게 됩니다. 세션마다 테스트 계정을 시작 상태로 되돌리거나, 가이드가 따르는 순서대로 상태를 고정해 기록합니다.

1. 제목과 마커 설정

   Action Capture 페이지에서 Configure를 엽니다. Parse clicked elements를 켜고 템플릿 Click "[[element-name]]"는 그대로 둡니다. Visual Annotations에서 Show cursor on click captures와 Mark clicked area를 켭니다.

2. Action Capture 시작

   Command+3를 누르고 Start Action Capture를 선택합니다. 업무가 여러 앱에 걸치면 Active Window를, 한 앱 안에서만 진행되면 Specific Window를 선택합니다.

3. 업무 진행하기

   일정한 속도로 클릭합니다. 클릭이 인식될 때마다 클릭 직전의 화면이 저장되므로, 페이지에는 신규 입사자가 찾아야 할 내용이 표시됩니다.

4. 클릭 없이 화면 캡처하기

   플로팅 툴바의 Capture now 또는 Shift+Command+2를 사용합니다. 확인 메시지처럼 클릭이 없는 화면에 사용합니다.

5. 개인 화면은 일시 중지하기

   개인 정보가 있는 화면을 열기 전에 Pause capture를 선택하고, 끝나면 Resume capture를 선택합니다. 마지막에는 Finish capture를 선택합니다.

Document는 단계마다 한 페이지씩 구성된 상태로 편집기에서 열립니다. 자동으로 만들어진 제목은 "Settings 열기"처럼 업무 문장으로 고치고, 설명에서 약어는 처음 한 번 풀어서 씁니다. Action Capture 런타임 가이드에서 툴바를 설명합니다.

녹화 기본값 설정하기

설정은 Mac에 저장되며 이후 실행에서 다시 사용됩니다. 온보딩 값을 한 번 설정하고, 첫 업무를 녹화하기 전에 대화 상자 미리보기를 확인합니다. 아래 표는 영업 온보딩 세트에 사용한 값입니다.

Include toolbar in captures는 끕니다. 툴바는 녹화 과정에 속하며 신규 입사자의 화면에는 나타나지 않아야 합니다. 한 앱 안에서 끝나는 업무는 대상을 Specific Window로 바꿔, 채팅 창에서 한 클릭이 프로필 가이드에 단계를 추가하지 않도록 합니다.

로그인 단계를 한 번만 녹화하기

로그인과 2단계 인증 설정은 모든 신규 입사자가 1일차에 수행하며, 대부분의 업무보다 오래 걸립니다. 별도 가이드로 기록합니다. 아래 단계는 가이드가 따르는 순서입니다.

백업 코드 화면은 코드를 가린 상태로 캡처합니다. 이 단계는 신규 입사자에게 코드를 어디에 저장할지 알려주며, 스크린샷에는 코드가 보이면 안 됩니다. Blur(Pro) 또는 Framing 자르기를 사용해 안내 문구는 남기고 코드는 제거합니다.

녹화 중 단축키 사용하기

녹화는 키보드로 진행합니다. 신규 입사자에게는 이 단축키가 필요하지 않지만, 녹화하는 사람에게는 필요합니다.

Auto Capture는 단계적으로 로드되는 보고서처럼 긴 화면 순서에 맞습니다. Action Capture는 클릭이 있는 업무에 맞습니다. 모드는 업무의 길이가 아니라 신규 입사자가 가이드를 따라가는 방식에 맞춰 선택합니다.

녹화 세션 계획하기

세트 전체가 아니라 날짜별 가이드에 맞춰 녹화 세션을 잡습니다. 6090분 세션이면 재촬영 시간을 포함해 짧은 가이드 46개를 녹화할 수 있습니다. 테스트 계정을 미리 로그인해 두고 창 설정을 마친 상태에서 세션을 시작하면, 처음 몇 분을 준비에 쓰지 않습니다.

각 세션이 끝날 때 단계가 아직 생생할 때 제목을 검토합니다. 녹화 중에는 자연스럽게 읽히던 제목도 일주일 뒤에는 추측처럼 읽힐 수 있습니다. 세션이 90분을 넘기면 가이드가 너무 많이 들어간 것이므로, 마지막 가이드를 다음 세션으로 옮깁니다.

신규 입사자가 따라갈 수 있는 제목 쓰기

제목은 화면의 글자와 맞아야 하며, 각 단계의 결과를 명시해야 합니다. 아래 표는 흔한 표현 문제와 수정 방법을 정리한 것입니다.

점검 항목과 지원 경로 추가하기

각 가이드는 신규 입사자가 화면에서 확인해야 하는 결과로 끝냅니다. 예를 들어 "프로필 사진이 이름 옆에 표시됩니다."처럼 씁니다. 결과가 다르게 보일 때 도움을 받을 곳을 한 줄로 적습니다. IT 채널이나 지정된 담당 동료가 여기에 해당합니다.

내보내기 전에 특정 한 사람과 관련된 정보를 모두 제거합니다. 채팅 사이드바의 이름, 캘린더 일정, 급여 또는 계좌 정보, 동료의 사진이 해당합니다. Blur(B)는 Pro 도구입니다. 깨끗한 계정으로 단계를 다시 캡처하면 흔적이 전혀 남지 않습니다.

결과 확인 문장 쓰기

결과 확인 문장은 신규 입사자에게 화면에서 성공이 어떤 모습인지 알려줍니다. 요소, 문구, 위치를 명시합니다. "프로필 사진이 오른쪽 상단 메뉴의 이름 옆에 표시됩니다."는 세 가지를 모두 충족합니다. "프로필이 정상으로 보입니다."는 아무것도 충족하지 않으므로, 신규 입사자가 다음 단계로 넘어가도 되는지 판단할 수 없습니다.

가이드마다 마지막 페이지에 결과 확인 문장을 하나 씁니다. 업무에 결과가 여러 개면 가장 중요한 결과를 마지막 페이지에 두고, 나머지는 해당 페이지의 설명에 나열합니다.

표지에 적용 범위 적기

표지에는 역할, 접근 권한 수준, 가이드가 가정하는 시작 날짜를 적습니다. 다른 역할의 가이드를 연 신규 입사자는 첫 클릭 전에 표지에서 그 사실을 알게 됩니다. "영업 신규 입사자, 1일차, 표준 CRM 접근 권한"처럼 한 줄로 씁니다. 같은 세트의 모든 가이드에서 문구를 동일하게 유지해 신규 입사자가 빠르게 비교할 수 있게 합니다.

도움 경로에 첫 단계 주기

"IT에 문의"라는 안내만 있으면 신규 입사자가 무엇을 보내야 할지 스스로 판단해야 합니다. 각 가이드에는 신규 입사자가 도움 없이 수행할 수 있는 첫 단계를 포함한 경로를 줍니다. 아래 흐름은 로그인 가이드의 경로입니다.

첫 메시지에 페이지 번호를 적으면 왕복이 줄어듭니다. 담당 동료는 신규 입사자가 무엇을 보는지 묻지 않고 가이드에서 바로 답할 수 있습니다. IT 티켓에는 신규 입사자가 멈춘 정확한 단계가 적힙니다.

역할별 온보딩 체크리스트 사용하기

• 담당자가 지정된 업무 표를 완성함
• 업무마다 가이드를 하나씩 만들고 제목을 동사로 시작함
• 맨 위 적용 범위 줄에 가이드가 가정하는 역할과 접근 권한 수준을 적음
• 마지막 페이지에 결과 확인 문장과 도움 경로를 넣음
• 개인 정보를 제거하거나 블러 처리함
• 표지, 단계 번호, 페이지 번호를 포함해 Export PDF로 내보내거나(Pro 맞춤 설정), 인트라넷용 PNG 페이지로 내보냄
• day1-02-two-factor.pdf처럼 날짜순으로 정렬되는 파일 이름을 사용함
• 표지에 검토 날짜를 적음

내보내기 가이드에서 모든 형식을 확인합니다.

온보딩 폴더 구성하기

날짜 순서를 따르는 폴더는 신규 입사자가 검색하지 않고도 다음 가이드를 찾게 합니다. 아래 구성은 가이드를 날짜별로 묶고, 인트라넷용 PNG 페이지를 PDF 옆에 둡니다.

파일 이름에는 날짜와 순서가 들어갑니다. 3일차에 폴더를 여는 신규 입사자가 3일차 가이드를 먼저 보려면 폴더 이름이 계획과 일치해야 합니다. 따라서 파일 이름을 타임라인 표와 맞춰 유지합니다.

새 신규 입사자로 경로 테스트하기

다음 신규 입사자가 가장 좋은 테스트 독자입니다. 가이드를 혼자 따라 하게 하고, 화면과 맞지 않았거나 질문이 필요했던 단계를 기록합니다. 다음 입사일 전에 그 페이지를 고칩니다.

주요 시스템 변경 후에는 테스트를 반복합니다. 봄에 동작하던 가이드도 벤더가 화면을 재설계하면 실패할 수 있습니다.

테스트 시간 제한 두기

테스트 독자에게 실제 첫날 일정과 맞는 시간 제한을 줍니다. 예시에서 독자는 가이드 12개를 45분 안에 따라 해야 했습니다. 제한을 넘긴 독자는 가장 많은 시간이 걸리는 가이드를 보여줍니다. 해당 가이드를 줄이거나 다음 입사일 전에 나눕니다.

세션 중에는 질문마다 가이드 이름과 페이지 번호를 적습니다. 세션이 끝난 뒤에 메모를 쓰면 독자가 망설인 정확한 단계를 잃습니다.

테스트 결과 기록하기

테스트 결과는 가이드, 페이지, 원인을 함께 적을 때 유용합니다. 아래 예시는 온보딩 세트 전체에 대해 한 번 실시한 테스트의 결과입니다.

결과 표는 다음 검토의 수정 목록으로도 쓰입니다. 누락된 버튼에 대한 질문 3건은 원인이 하나였습니다. 벤더가 재설계 후 버튼을 메뉴 안으로 옮겼습니다. 수정은 영향을 받은 페이지를 새로 캡처하고 검토 날짜를 갱신하는 것이었습니다.

세 가이드 중 두 개는 다른 문제가 없었으므로, 이 테스트로 나머지 세트가 정상임을 확인했습니다.

자주 묻는 질문

온보딩 가이드는 얼마나 길어야 하나요?

업무 하나당 가이드 하나를 만듭니다. 대부분의 첫 주 업무는 5~12단계에 들어갑니다. 더 긴 업무는 보통 설정 가이드와 사용 가이드로 나눕니다.

여러 사람이 같은 온보딩 Document를 편집할 수 있나요?

직접 편집할 수는 없습니다. Temposhot은 Document를 한 Mac에 로컬로 저장합니다. 내보낸 PDF나 이미지를 공유하고, 각 가이드의 원본은 담당자가 보관합니다.

온보딩 가이드에 실제 직원 계정을 사용해야 하나요?

신규 입사자 권한을 가진 테스트 계정을 사용합니다. 실제 계정에는 신규 입사자에게 없는 이력, 동료 이름, 권한이 표시됩니다.

온보딩 가이드는 얼마나 자주 검토해야 하나요?

안정적인 가이드는 90일마다 검토하고, 가이드 화면에 영향을 주는 릴리스 후에는 해당 가이드를 검토합니다. 표지의 검토 날짜가 다음 점검 시점을 보여줍니다.

온보딩 중에 신규 입사자의 역할이 바뀌면 어떻게 하나요?

신규 입사자를 새 역할의 가이드 세트로 옮기고, 더 이상 해당하지 않는 업무의 가이드는 건너뜁니다. 변경 내용을 온보딩 계획에 기록해, 이전 역할의 다음 신규 입사자가 실수로 새 세트를 받지 않도록 합니다.

외주 인력도 이 가이드를 사용할 수 있나요?

외주 인력이 수행하는 업무의 가이드만 공유합니다. 해당 가이드를 내보내고, IT가 승인한 접근 기록과 함께 보냅니다. 외주 인력이 사용하지 않는 내부 정책과 시스템의 가이드는 제거합니다. 외주 인력이 접근할 수 없는 내부 시스템을 언급하는 가이드는 첫날 지원 티켓을 만듭니다.

출시에 필요한 최소 가이드 세트는 무엇인가요?

1일차 가이드와 첫 접근 요청 가이드로 출시합니다. 1일차에 로그인하거나 폴더에 접근하지 못하는 신규 입사자는 그 주의 나머지 업무를 시작할 수 없습니다. 첫 그룹을 신규 입사자 1명으로 테스트한 뒤에 1주차와 2주차 가이드를 추가합니다.

클릭을 명확한 단계별 가이드로 바꾸기

Action Capture는 온보딩 업무를 한 번의 과정으로 기록하고, 편집 가능한 가이드로 엽니다. Temposhot 다운로드 후 1일차 업무부터 녹화합니다.