如何制作带截图的客户交接说明

项目交接在客户必须独自修改内容的那一刻才真正完成。为客户会重复执行的任务准备一组简短的截图指南，能让双方在交接后的第一个月少处理一轮支持邮件。

本文介绍应包含哪些内容、如何在 Mac 上用 Temposhot 录制任务，以及如何交付客户可以留存的文件包。

明确客户将负责的内容

在一份清单中写明交接时转交给客户的全部内容。这样在录制截图之前就能提前发现所有权方面的问题。

• 账户和服务： 域名、托管、CMS、分析工具、邮件发送、支付或预订工具。
• 内容： 页面、产品、文章、媒体库。
• 用户： 谁可以登录，以及对应的角色。
• 定期任务： 发布、备份、续费、报告。
• 决策： 谁批准设计修改，谁支付续费费用。

为每一项标注“客户所有”、“服务商维护”或“共同负责”。只有“客户所有”和“共同负责”的项目需要操作指南。

烘焙店网站的所有权示例

该示例是一个五页的烘焙店营销网站。服务商在托管 CMS 上搭建了网站，以自己的账户注册了域名，并设置了联系表单。交接时，烘焙店老板接管内容、CMS 登录和续费决策。下表列出交接后每一项由谁付款、由谁执行。

托管是按固定日期变更所有者的项目。把该日期写入指南和访问记录，让客户知道费用何时转到自己名下。

录制前先统计任务数

烘焙店的交付包从所有权清单中列出 14 项，其中 9 项需要任务指南。3 项是服务商已完成的一次性设置，2 项是应放在封面页而非指南中的共享设置。先计数，可以把录制限定在客户会重复执行的任务上。

每份指南只包含一个负责人、一个任务和一个结果检查。一份指南包含两个任务，就会产生两组支持问题。

判断单个任务是否合适的方法：第一页和最后一页应描述一个客户可以确认的结果，例如“新用户收到邀请邮件”。如果指南最后描述的是另一个结果，说明其中包含了第二个任务。

将访问信息与操作说明分开

凭据与操作说明的传递方式不同。操作说明可以通过邮件发送、打印，并保存在任何地方。凭据则不能这样处理。

单独保存一份访问文档，列出每个账户、所有者邮箱以及凭据的存放位置，例如客户的密码管理器。截图指南中写“使用密码管理器中的管理员账户登录”，不展示任何密码。

访问记录字段

访问记录是一份独立文件。它记录每个登录信息的存放位置，而非登录信息本身。将其保存在客户可控的渠道中，例如客户的密码管理器或共享保险库。每一行使用相同字段。

服务商在客户使用自己的账户登录后移除其管理员权限。记录该日期。仍依赖服务商账户的指南会在客户第一次尝试时失败，而客户届时将无人可问。

录制客户将执行的任务

每个任务使用单独的指南。想“添加用户”的客户不应该翻过十页关于发布的内容。录制前，使用交接账户或演示账户登录，关闭其他客户项目，开启 macOS 专注模式，并将浏览器窗口设置为固定尺寸。

1. 打开 Action Capture

   按 Command+3，然后选择 Start Action Capture。

2. 选择 Specific Window

   在 Choose Capture Target 中选择 Specific Window，然后选中浏览器或应用窗口。之后每一步都使用相同的尺寸和位置。

3. 完整执行一次任务

   以正常速度完成任务的每一步操作。每次被接受的点击都会保存点击前窗口的状态。

4. 无需点击也能捕获状态

   保存后出现确认消息时，按 Shift+Command+2 将其添加为一个步骤。

5. 结束录制

   在浮动工具栏中选择 Finish capture。Document（文档）在编辑器中打开。

然后按界面显示的文字改写每一页的 Page title，以动词开头，例如“打开 Users”、“选择 Add user”、“选择 Editor 角色”。模板或环境的内部项目名称对客户没有意义。Action Capture 指南介绍了每个目标和点击设置。

删除误点击产生的页面

每次被接受的点击都会生成一个步骤。因此录制内容会包含与任务无关的点击，例如为了聚焦输入框的点击、工具提示上的点击，或对已激活工具栏图标的重复点击。烘焙店首次录制“发布文章”任务时生成了 17 页，其中 5 页是误点击：两次点击编辑器的搜索框，三次点击同一个工具栏图标。

在 Pages 面板中右键点击不需要的页面，选择 Delete page。然后按顺序阅读剩余的标题。标题应完整描述任务的开始到结束，不存在缺口或重复。

Duplicate page 会在 Document 中添加一个页面副本。仅在同一屏幕需要两个标题时使用，例如某个屏幕在流程中出现一次，又作为结果再次出现。修改副本的标题，使两个页面的标题不相同。

一次性设置录制参数

设置会保存在 Mac 上，并在之后的录制中重复使用。先设定交接指南的样式，然后在第一个任务开始前检查对话框中的预览。

保持 Include toolbar in captures 关闭，使浮动工具栏不出现在客户的步骤中。示例中指针使用 Small，标记使用 Medium。只有在预览中控件显示清晰后，才修改尺寸。

将所选的值写入项目备注，而不只保存在 Mac 的设置中。之后的重新录制可能在另一台 Mac 上进行，或在设置改动之后。记录这些值后，负责录制的人可以对照第一次录制的效果，无需猜测。

录制前准备窗口

多数重新录制是因为两次运行之间窗口发生了变化。书签栏、通知或不同的缩放比例都会使画面中的每个控件移动位置。以下准备步骤可以保持画面一致。

先在不录制的情况下运行一次任务，找出加载缓慢的页面。等每个慢速页面加载完成后再开始录制，使画面显示的是加载完毕的屏幕，而不是加载中的转圈。

为跨应用任务选择捕获目标

Active Window 会跟随每次点击，捕获接收点击的窗口。因此，从浏览器转到邮件应用的任务在一次录制中会同时生成两个应用的步骤。Specific Window 则在整个录制过程中只保留一个应用。

使用 Specific Window 时，目标窗口之外的点击不会生成步骤。如果任务需要记录窗口外的点击，开启 Capture outside clicks。这种情况下目标窗口仍会被捕获，因此该步骤显示所选窗口。

在自然断点处拆分长任务

免费版在保存 5 个步骤后会暂停 Action Capture 录制，已保存的步骤保留在该次录制中。因此一个 12 步的任务需要 Temposhot Pro，或分两次录制。在第一部分的最后一步结束第一次录制，然后从该部分结束的屏幕开始第二次录制。

每次录制会生成一个独立的 Document，因此每部分各成一份指南。以任务名和部分编号为 Document 命名，例如 add-user-part-1，使两部分在 Documents 库中相邻排列。

录制时使用快捷键

无需切换到 Temposhot 窗口，键盘即可控制录制。以下快捷键涵盖录制和首次编辑。

在打开任何私人内容前暂停捕获，例如个人收件箱或聊天侧边栏。只有窗口重新显示客户内容后，才恢复捕获。

添加检查项、风险提示和支持范围

交接指南应当告诉客户何时操作成功，以及何时应停止。

• 检查： 每份指南的最后一页显示结果。例如“新用户收到邀请邮件”。
• 风险： 在删除页面或修改 DNS 记录等破坏性步骤前给出简短警告。
• 范围： 指南之外的内容及负责方。例如“插件更新包含在维护计划内，请联系服务商。”

逐页检查是否包含客户不应看到的数据：

检查内容	在 Temposhot 中的处理方法
侧边栏中的其他客户或项目	使用 Custom 的 Framing 裁掉侧边栏
真实客户姓名或邮箱	对每个字段使用 Blur（Pro，快捷键 B）
地址栏中的预发布（Staging）地址	裁掉浏览器边框，或在生产环境中重新录制
个人账户名称	对其做模糊处理，或使用交接账户重新录制

交接页面的脱敏规则

Framing 和 Blur 只修改导出的 Document，源截图保持不变。因此以下规则同时适用于发送给客户的文件和保存的 Document。

Capture History ZIP 没有 Framing 或 Blur 处理。它包含原始画面，因此会显示运行期间屏幕上的所有内容。请改为分享 Document 的导出文件。

风险提示放在步骤之前

将风险提示放在操作之前的页面上，而非操作之后的页面上。读者在阅读警告之前点击 Delete page，指南中就没有告诉他们如何恢复的步骤。

实例：邀请检查

“添加用户”指南以检查页面结束。烘焙店的版本包含三部分：页面标题“确认邀请”、页面描述，以及一张用矩形标记高亮新增行的用户列表截图。

描述内容为：“新用户会出现在列表中，状态为 Invited。用户还会在 5 分钟内收到邀请邮件。如果 5 分钟后仍未收到邮件，请检查垃圾邮件文件夹，然后联系服务商。”该描述的每一部分都包含客户可以执行的检查、等待时间和后续操作。没有等待时间的检查会导致重复提交，没有后续操作的检查会导致支持邮件。

交付文件与维护责任

Temposhot 将 Document 保存在你的 Mac 上，没有托管的分享链接，因此客户收到的是导出的文件。

客户需求	导出格式
阅读并打印说明	带封面页和页码的 Export PDF
将步骤粘贴到自己的 wiki	PNG 或 WebP 页面
保留完整存档	包含渲染后的 PNG 页面和 document.json 的 ZIP 包

自定义 PDF 对话框（封面页、步骤编号、页码、描述位置）需要 Pro。以任务名和日期为文件命名，例如 add-user-2026-03.pdf。如需将多个任务 PDF 合并为一个文件，使用 Merge PDF。如需为 PDF 添加 AES-256 密码，使用 Protect PDF。

在封面或第一页写明交接后由谁更新指南，以及触发更新的条件。如果服务商保留该职责，请将源 Document 保存在录制它们的 Mac 上。

交接文件夹的包结构

固定的文件夹结构使客户无需打开每个文件就能找到任务。以下结构与烘焙店示例一致。每个任务包含一个用于打印的 PDF 和一个供客户 wiki 使用的 PNG 页面文件夹。

PNG 页面的文件名来自页面标题，因此标题同时决定文件名。标题应简短，并避免使用客户操作系统可能拒绝的字符。

交接包的内容

烘焙店的交接包足够小，可以作为一个 ZIP 文件发送。以下数据仅描述该示例，并非上限。

组织交接会议

仅靠文件很少能完成交接。预约 30 到 60 分钟的通话，并由客户主导操作。

1. 提前一天分享任务清单和指南文件。
2. 请客户仅依靠指南完成两到三个任务。
3. 记录客户每个犹豫或提问的地方。
4. 当天修正这些页面，并发送更新后的导出文件。

会议中的停顿会显示哪些标题或裁剪需要修改。关于编写规范，参见如何编写分步软件操作说明。

按页面记录每次犹豫

只有同时写明页面和操作的记录才有用。“客户对下一步不确定”无法说明应修改哪一页。每次犹豫记录一行：页码、客户的操作，以及客户的预期。

例如：“第 6 页，选择 Add user：客户点击了表头，期望打开表单。按钮标签与标题中的文字不一致。”这一行对应一项修改：将页面标题改为屏幕上按钮的确切名称。

修改开始前，将记录分为三组。标题问题通过改写页面标题解决。裁剪问题通过 Framing 解决，因为控件被隐藏或被截断。上下文缺失的问题通过页面描述或增加一个检查点页面解决。

45 分钟会议的时间安排

烘焙店的会议持续 45 分钟。客户负责操作，服务商只回答关于访问和所有权的问题。下表显示会议的顺序。

本例中，客户共提出 6 个问题。其中 4 个转为当天完成的页面修改，2 个转为封面页的备注。将某个步骤的标题从“Click here”改为按钮标签后，第二个任务便没有再出现问题。

结束交接

只有下方清单全部通过后，才发送最终导出文件。会议结束后再次导出是正常的。跳过清单导出的文件会把同样的问题再次交给客户。

最后一次编辑后重新导出

更改页面顺序、Framing 或标注不会更新已导出的文件。最后一次编辑后，重新导出所有 PDF 和 PNG 文件，然后替换交接包中的文件。发送前，将每个文件的日期与 Document 中的最后编辑日期进行比较。

将导出文件与源 Document 保存在 Mac 上的同一个任务文件夹中。交接包中的 PDF 与 Mac 上的 Document 不一致的问题很难事后查找，尤其是在客户已经打印了该 PDF 之后。

常见问题

交接指南应当涵盖每个功能吗？

不应当。只涵盖客户在无人协助时会执行的任务。逐屏介绍所有功能的指南更难使用，也更快过时。

客户之后能编辑指南吗？

客户可以用自己的工具编辑导出的文件。可编辑的 Temposhot Document 保存在创建它的 Mac 上，因此负责更新的人需要使用该 Mac，或重新录制。

如果客户使用 Windows 怎么办？

导出的 PDF 和图片文件可在任何系统中打开。录制指南需要安装 Temposhot 的 Mac。

如何在没有托管链接的情况下分享指南？

通过邮件发送导出的文件，将其放入客户的共享云盘，或将图片上传到客户自己的帮助中心或 wiki。

之后客户需要新的任务指南怎么办？

在保存源 Document 的 Mac 上录制，或请服务商重新录制。新指南使用相同的设置和相同的封面格式，因此与现有文件排序一致。

交接会议应持续多长时间？

30 到 60 分钟可以覆盖由客户主导的 2 到 3 个任务。会议时间过长通常说明指南在会议开始前还需要修改。

每份任务指南应包含多少页？

多数交接任务适合 5 到 12 页。超过 12 页的指南通常包含两个任务。在客户切换屏幕、角色或系统的位置拆分，并为每部分设置单独的文件名。

为什么同时导出 PDF 和 PNG 页面？

PDF 可以带封面页和页码打印，适合装订成册。PNG 页面可以逐张粘贴到 wiki 中。两者来自同一版本的 Document，因此在最后一次编辑后应一起导出。

将点击操作转化为清晰的分步指南

Action Capture 将一次客户任务操作转化为可编辑的有序指南。下载 Temposhot，录制第一个交接任务。