截图教程检查清单：截取、编辑、审阅与导出

截图教程会在一些小地方出错：漏掉一个步骤、标签已变更、侧边栏里残留了姓名、PDF 中的文字太小。检查清单可以在读者发现这些问题之前把它们找出来。

将下面的列表复制到自己的模板中。每一项都是可以判定通过或未通过的检查。若某项由 Temposhot 的功能覆盖，其准确名称以粗体标出。检查项按工作顺序排列：规划、准备屏幕、截取、撰写、标注、删除隐私数据、由读者测试，最后导出。下图显示了该顺序。

范围与规划

• 教程只涵盖一项任务，并有一个明确的结果。
• 结果用一句话写出，并用作标题。
• 写明读者对象：客户、新员工、客户端或同事。
• 列出前提条件：账户类型、权限和需要提前准备的内容。
• 注明教程对应的产品版本。
• 指定负责人，负责后续更新。

任务超过约 15 个步骤时，拆分为两篇教程并相互链接。

一项任务，一个结果

只有一个结果，步骤才能保持有序。“向工作区邀请团队成员”只有一个结果：成员收到邀请邮件。“设置团队”则是三项任务共用一个标题。读者无法判断教程何时结束，因此该项检查不通过。

草稿中有两个结果时，在第一个结果出现的位置拆分。第一篇教程以该结果结束，第二篇从该结果开始。每一部分都有各自的标题、屏幕准备和测试运行。

写明读者对象与起始状态

读者对象决定详细程度。新员工需要知道每个菜单的位置。每天使用该产品的同事只需要控件的名称和要输入的值。同时写明起始状态。“你已以工作区管理员身份登录，且团队页面已打开”这样的说明，可以消除读者对第一步该做什么的大部分疑问。

为每个部分规划时间

录制前先规划时间。下面的时间预算针对由一人录制和审阅的 12 步教程。它显示了时间花在哪里，以及容易被跳过的部分。

在此预算中，审阅阶段占用的时间多于截取阶段。多数教程超时发生在审阅阶段，而不是录制阶段，因此应先规划审阅时间。

屏幕准备

• 已登录一个带有示例数据的测试账户。
• 已关闭邮件、聊天、日历和密码管理器窗口。
• 已开启 macOS 专注模式，不会出现通知横幅。
• 应用窗口为固定尺寸，与同一套件中的前几篇教程相同。
• 主题和界面语言与套件中的其他教程一致。
• 起始屏幕为读者开始时所在的屏幕。
• 已在不录制的情况下预演一次任务。

使用示例账户和干净的数据

使用姓名、邮箱和数据均为虚构的测试账户。表格行中出现真实客户姓名是教程中最常见的隐私错误，而且截取之后很难去除。在示例账户中填入三到五行数据，使界面看起来经过实际使用，同时不包含任何真实记录。

不录制，先预演一次

预演可以找出点击后会发生变化的步骤，例如确认对话框、加载状态或悬停时打开的菜单。把每一处都记下来。下面的预演顺序将这些记录转换为录制顺序。

保持窗口尺寸固定

固定的窗口尺寸使每一页的裁剪保持一致。设置一次尺寸，将其写入教程模板，并在每次运行前检查。如果某篇教程的窗口比下一篇宽 200 像素，控件会在页面之间移动，读者需要重新寻找。同一套件中的所有教程都使用相同的尺寸，即使屏幕内容不同。

截取

• Action Capture 已打开（Command+3）。
• Parse clicked elements 已开启，因此标题以 Click "[[element-name]]" 开始。
• 在 Visual Annotations 下设置 Show cursor on click captures 和 Mark clicked area。
• Choose Capture Target 中的目标与任务相符：单个应用使用 Specific Window，多个应用使用 Active Window，固定区域使用 Capture Area，仅在必要时使用 Full Screen。
• 无需点击即会出现的屏幕，可使用 Shift+Command+2 或 Capture now 保存。
• 在任何私人屏幕出现之前使用 Pause capture。
• 通过 Finish capture 结束运行，文档随即在编辑器中打开。

Action Capture 指南说明了每项设置。

示例运行使用的设置

下表的设置与上述检查项一致。设置保存在 Mac 上，并在之后的运行中复用，因此每套教程只需设置一次。

仅当浮动工具栏本身是报告的一部分（例如错误报告）时，才开启 Include toolbar in captures。对于教程，步骤中的工具栏会分散读者的注意力。

按任务选择截取目标

截取目标决定每个保存的步骤包含的内容。下表列出了每类任务通常的选择。

Active Window 在步骤之间切换，适合在多个应用之间移动的任务。其他三个目标在整个运行过程中保持相同的取景框，因此截取期间移动的窗口可能会切掉某个控件。任务只在一个应用中进行时，选择 Specific Window，可以避免这种截断。

私人内容前暂停，并使用 Capture now

Pause capture 会停止接收点击，但保持运行处于打开状态。在包含私人数据的屏幕出现前使用它，屏幕关闭后再恢复。暂停期间的点击不会保存为步骤，因此私人屏幕上的误点击不会进入文档。

有些屏幕没有点击操作。状态消息、已完成的进度条或结果页面都是读者需要看到的屏幕。选择 Capture now 或按下手动截取快捷键，即可将该屏幕保存为无需点击的步骤。

规划免费版的步骤上限

免费方案对每次 Action Capture 运行设有步骤上限，Temposhot Pro 可取消该限制。上限为 5 个步骤。运行达到上限时，录制暂停，已保存的步骤在 Finish capture 之后仍保留在文档中。12 步教程只有使用 Pro 才能在一次运行中完成。免费版应将其录制为三次运行，每次 4 个步骤。每次运行结束后，从 Add Pages 菜单中选择 Capture new images…，即可将下一次运行添加到同一文档中。

不应计入的点击

Temposhot 会忽略彼此间隔过近的点击，因此一次操作不会产生重复步骤。先打开菜单再选择某一项的点击，仍会产生两个步骤：一个对应菜单，一个对应菜单项。如果菜单步骤没有提供有效信息，请在编辑器中将其删除。

Mouse click capture 设置决定哪些点击会被计入。Capture only while a key is held 仅在按住所选按键时记录点击，因此设置屏幕时产生的点击不会成为步骤。Skip clicks while a key is held 则与之相反。

顺序与撰写

• 每页对应一个操作。删除由误点击产生的页面。
• 缺失的屏幕通过 Add Pages 菜单中的 Capture new images… 添加。
• 每个 Page title 以动词开头，并写明确切的控件。
• 界面标签的拼写和大小写与界面保持一致。
• 每页描述包含数值、条件和结果，共一至三句。
• 决策点单独成页，并写明所选的选项。
• 最后一页展示读者应看到的结果。
• 附一条简短的“如果未成功”说明，指明获取帮助的途径。

这些条目背后的撰写规则，参见如何撰写分步软件说明。

清理检查的数字

示例运行截取了 12 个步骤。其中两个是在工具提示和悬停菜单上产生的误点击，编辑器将其删除。缺少一个步骤，即一条没有点击的成功消息，因此使用 Capture now 将其添加。最后一页是结果屏幕，因此最终教程共 11 页。

标题要写明控件

解析生成的标题如 Click "Invite" 是正确的，但信息不足。读者需要的是操作和位置。在示例中，标题改为“在顶部栏中选择 Invite”，描述中补充了需要输入的值。标题只写操作本身，细节放入描述。

决策页

依赖选择的步骤需要单独成页，使读者能看到选项及其结果。例如，一篇教程要求读者选择套餐，则需要分别为“选择 Team”和“选择 Business”各建一页，每页标题都写明所选的选项。如果把两个选项都放在同一页的描述中，读者需要自行查找适用的选项，而截图只会显示其中一种结果。

图片与标注

• 每页使用 Framing（F）裁剪：Action Capture 页面使用 Focus on action，其他页面使用 Custom。
• 每页只有一个主要标记，指向目标。
• 整篇教程中，标记使用同一种强调色和同一粗细。
• 文字标签放在目标旁边，而不是覆盖在目标上。
• Step Numbers（N，Pro）仅在一页展示一系列步骤时使用。
• 目标周围的上下文应足以让读者在真实屏幕上找到它。

标注与取景指南介绍了每种工具。

Action Capture 页面的取景

Action Capture 记录每次点击的位置，因此 Focus on action 可以围绕该位置对每页进行缩放。取景共五级，从 1（Wide）到 5（Tight）。级别 3（Balanced）适用于大多数教程页面，因为它能保留点击所打开的菜单。当自动裁剪切掉读者需要的控件时，使用 Adjust framing…。

一个标记，一种颜色

一页上有三个箭头和两个方框，会让读者需要自行判断正确的目标。当标题写明了控件名称时，每页一个箭头或一个轮廓就足够。整篇教程使用同一种强调色标记所有内容，使读者知道该颜色表示目标。

隐私与安全

• 不保留任何真实姓名、邮箱、账号或照片。
• 即使经过模糊处理，也不保留任何密码、令牌或恢复码。
• 检查地址栏和文件路径中是否包含用户名或令牌。
• Blur（B，Pro）应完全覆盖每个残留的敏感字段。
• 仅分享导出文件。文档和 Capture History 中保存的是未经处理的原始图片。

检查地址栏和文件路径

地址栏和文件对话框中常包含页面正文不可见的用户名或令牌。确认每个步骤之前，应阅读每个浏览器屏幕的顶部和每个保存对话框。像 /Users/ 后跟真实用户名这样的路径，即使页面其余部分已清理干净，也属于泄露。

完整模糊，并以导出尺寸检查

Blur strength 的范围为 2 至 80，默认值为 12。将数值调高，直到被覆盖的字段在读者所见的尺寸下不显示任何可辨认的字符，然后检查导出的页面。部分覆盖的字段仍可能显示姓名的首尾字母。

原始图片的存放位置

文档和 Capture History 保存的是未经处理的原始图片。编辑器在其上叠加取景和模糊，因此从文档中删除标记并不会删除源画面中的数据。应将保存文档和 Capture History 的 Mac 视为私人数据仍然存在的位置。限制该 Mac 用户账户的访问权限，仅分享导出的文件。

新读者测试

• 由未编写该教程的人员在测试账户上按步骤操作。
• 对方在不提问的情况下完成任务。
• 记录并修正每一处犹豫。
• 对方达到的结果与最后一页一致。

测试人员提出一个问题，就重写该页。如果提出多个问题，则检查该教程是否涵盖了两项任务。

设置测试

只向测试人员提供导出的 PDF 和测试账户，不提供其他信息。开始前不要说明任务或结果。在旁边观察但不发言，记录每次犹豫、每次误点击和每个问题所在的页码。

确定修正内容

在标题清晰的页面上出现犹豫，通常表示截图缺少该控件。发生误点击，通常表示标题所写的控件与屏幕不符。修正页面并重新导出。若第一轮测试发现的问题超过三个，则将新文件发给同一位测试人员进行第二轮测试。

导出与交付

• 格式与目标位置相符：

目标位置	导出方式
邮件、打印、离线阅读	Export PDF
帮助中心或 wiki	PNG 或 WebP 页面
幻灯片	PNG 页面
归档或脚本导入	包含 document.json 的 ZIP 包

• PDF 选项已设置（Pro）：封面、步骤编号、页码，以及描述位于截图之前或之后。
• 按所选纸张尺寸逐页检查实时预览。

按纸张尺寸检查 PDF

导出对话框中的预览会以所选纸张尺寸显示页面，因此导出前应逐页检查。注意是否有标题换行并把截图向下推，以及截图是否在底边被裁切。宽幅应用窗口选择横向，高窗口选择纵向，并对整篇教程使用相同的方向。导出对话框的设置适用于文件的每一页，因此无法只修正单页的方向。

• 文件名包含任务和日期，例如 invite-teammate-2026-10.pdf。
• 共享云盘和文章中的旧副本会被替换。
• 记录负责人和已验证的版本。

Temposhot 将文档保存在 Mac 本地，不提供托管分享功能，因此这些文件即为交付物。导出指南列出了所有格式。

按目标位置选择格式

一篇教程通常会发送到多个位置，同一份文档可以生成所有格式。例如，邀请教程发送到三个位置：用于入职邮件的 PDF、用于帮助中心的 PNG 页面，以及用于团队内容归档的包含 document.json 的 ZIP 包。从同一文档导出每种格式，这样三个文件的页面和标题保持一致。

文件名中包含版本

文件名是读者所持教程版本的唯一标识。文件名应包含任务、日期和版本，例如 invite-teammate-2026-10-v2.pdf。PNG 页面以页面标题命名，因此标题应足够简短，在文件夹列表中能够完整显示。

常见问题

教程应包含多少张截图？

每个读者执行的操作一张，外加结果屏幕。大多数单一任务教程有 5 至 15 张。

每次点击都需要截图吗？

包含会改变读者所见内容的点击。跳过只使窗口获得焦点或只关闭工具提示的点击。

何时需要重新运行此检查清单？

每次修改教程之后，以及产品发布改变了教程所展示的屏幕时。参见如何保持截图文档为最新。

短教程可以跳过检查清单吗？

隐私和导出部分每次都需要执行，因为短教程同样可能显示真实姓名或错误的文件名。对于 3 步的任务，规划和截取部分可以缩减。

Temposhot 会自动检查教程吗？

不会。每个检查项都需要手动完成。Temposhot 记录步骤并生成文件，内容、隐私和测试结果由人员确认。

谁应负责教程？

编写该教程的人员，或拥有其所描述屏幕的团队。负责人会在每次产品发布后收到审阅触发通知，并在版本变化时更新教程和文件名。

将点击转换为清晰的分步指南

Action Capture 一次性覆盖本检查清单中的截取部分。下载 Temposhot，并在下一篇教程中执行此检查清单。