PDF 가이드와 온라인 지식 베이스 문서 비교

단계별 가이드는 PDF 파일로 배포하거나 온라인 지식 베이스의 문서로 게시할 수 있습니다. 두 형식 모두 같은 단계와 스크린샷을 담을 수 있습니다. 차이는 독자가 가이드를 찾는 방식, 업데이트 방식, 사본을 누가 관리하는지에 있습니다.

이 글은 두 형식을 비교하고, Mac의 Temposhot에서 Document 하나로 두 형식을 만드는 방법을 보여줍니다.

예시는 청구서 발행 제품의 25단계 온보딩 가이드로, 은행 계좌 연결과 첫 명세서 가져오기를 다룹니다. 셀프 서비스 고객은 도움말 센터에서 가이드를 읽고, 엔터프라이즈 고객은 온보딩 패키지에 포함된 PDF로 받습니다. 엔터프라이즈 고객의 IT 팀은 내부 승인을 위해 이 PDF를 출력합니다.

PDF와 지식 베이스 비교 요약

항목	PDF 가이드	온라인 지식 베이스 문서
배포	파일로 전송함: 이메일, 드라이브, 첨부 파일	URL로 게시함
업데이트	새 파일을 만듦. 이전 사본은 계속 유통됨	한 번 수정하면 독자가 변경 내용을 봄
검색	파일 안에서 검색함. PDF 제작 방식에 따라 다름	사이트 검색과 웹 검색 엔진을 사용함
접근 제어	파일을 가진 사람은 누구나 읽을 수 있음. 암호는 선택 사항	플랫폼 권한과 로그인으로 관리함
오프라인 사용	다운로드한 뒤 오프라인에서 사용 가능함	플랫폼이 캐시하지 않으면 연결이 필요함
인쇄	고정 레이아웃으로 설계된 대로 출력됨	사이트의 인쇄 스타일에 따라 다름
버전 기록	각 파일이 고정된 스냅샷임	플랫폼의 수정 기록에 따라 다름
소유권	수신자가 사본을 보관함	게시자가 유일한 사본을 관리함

두 형식 중 어느 쪽이 항상 낫다고 할 수는 없습니다. 적합한 형식은 가이드를 읽는 사람과 변경 빈도에 따라 달라집니다.

온보딩 가이드에 중요한 항목

셀프 서비스 고객에게는 Search와 Updates가 기준이 됩니다. 고객은 도움말 센터에 "connect bank"를 입력하고, 단계가 현재 화면과 일치하기를 기대합니다. 엔터프라이즈 고객에게는 Version record와 Printing이 기준이 됩니다. 고객사의 승인 절차가 고정된 사본을 티켓에 첨부하기 때문입니다.

따라서 같은 25단계를 두 형식으로 제공해야 합니다. 이 글의 나머지 부분은 두 형식의 내용이 어긋나지 않도록 유지하는 방법을 설명합니다.

휴대용 고정 안내에는 PDF 사용

독자에게 변경되지 않는 사본이 필요할 때 PDF가 적합합니다:

• 고객 인계와 계약: 가이드가 전달되는 패키지의 일부임
• 규제 대상 절차: SOP 버전이 기록에 첨부되며 승인된 상태로 유지되어야 함
• 오프라인 및 현장 작업: 독자가 안정적인 연결을 사용할 수 없음
• 교육과 인쇄: 참석자가 인쇄본에 메모하는 교육 세션임
• 일회성 답변: 고객 한 명에게 한 가지 해결 방법을 안내하는 지원 답변임

PDF는 시스템 밖의 독자에게도 적합합니다. 예를 들어 지식 베이스에 로그인할 수 없는 고객사 팀이 여기에 해당합니다.

엔터프라이즈 PDF의 내보내기 설정

Temposhot의 Export PDF 대화상자는 설정 옆에 미리보기를 표시합니다. 기본값은 A4, Landscape, cover page 켜짐, step numbers 켜짐, page numbers 켜짐, descriptions Before image, Image size Fit without enlarging, Image quality High quality입니다. 설정을 변경하려면 Temposhot Pro가 필요합니다.

대화상자 하단에는 선택 내용이 요약되어 표시됩니다. 예를 들어 "25 steps · Letter · Landscape"처럼 나옵니다. Reset을 누르면 모든 설정이 기본값으로 돌아갑니다.

표지와 단계 번호의 역할

엔터프라이즈 IT 팀은 가이드를 출력하고, 설정 중에 완료한 단계를 표시합니다. 단계 번호는 "step 14 shows a different bank list"와 같은 질문에서 기준점이 됩니다. 하단의 쪽 번호는 현재 쪽과 전체 쪽 수를 표시하므로, 인쇄본에서 빠진 쪽을 바로 알 수 있습니다.

표지는 첫 스크린샷 앞에 가이드 이름과 단계 수를 표시합니다. Document 제목에 버전을 넣으면, 표지가 승인 티켓에 필요한 버전 기록 역할도 합니다.

설명을 이미지 앞이나 뒤에 배치

Descriptions에는 세 가지 옵션이 있습니다: Before image, After image, Hidden. Before image는 안내문에 적합합니다. 독자가 어디를 봐야 하는지 보기 전에 무엇을 할지 먼저 알 수 있기 때문입니다. After image는 결과 설명에 적합합니다. 예를 들어 "The statement now shows 42 transactions"처럼 화면을 본 뒤 결과를 설명하는 경우입니다.

온보딩 가이드는 Before image를 사용합니다. Hidden은 작업을 이미 아는 독자에게 맞는 빠른 시각 참조용에 적합합니다.

스크린샷 25장을 위한 용지 크기와 방향

Landscape는 넓은 브라우저 스크린샷을 글자 크기를 줄이지 않고 담습니다. Portrait는 긴 설명을 넣을 공간이 더 많지만, 넓은 스크린샷을 쪽 너비에 맞추기 위해 축소합니다. 온보딩 가이드의 대부분 화면은 브라우저 창 전체이므로 Landscape를 유지했습니다.

Close 또는 Tight 프레이밍처럼 작은 컨트롤을 좁게 잘라 낸 쪽으로 구성된 가이드는 Portrait에 잘 맞습니다. 스크린샷이 충분히 좁아서 Portrait에서도 축소되지 않습니다.

작은 스크린샷과 큰 스크린샷의 이미지 크기

Image size에는 두 가지 옵션이 있습니다. Fit without enlarging은 작은 스크린샷을 원래 크기로 유지하므로, 좁게 잘라 낸 버튼이 흐릿한 덩어리로 확대되지 않습니다. Fit to page는 모든 스크린샷을 쪽 크기에 맞춰 조정합니다. 작은 잘라 내기 이미지가 공간을 채우지만 선명도가 떨어질 수 있습니다.

온보딩 가이드는 전체 창 쪽과 일부 Close 프레이밍 쪽을 섞어 사용하므로 기본값인 Fit without enlarging을 유지합니다.

최신 안내에는 온라인 문서 사용

가이드가 여러 독자에게 오랜 기간 정확해야 할 때 온라인 문서가 적합합니다:

• 제품 도움말: 릴리스마다 단계가 바뀌며 독자는 최신 버전을 기대함
• 셀프 서비스 지원: 고객이 티켓을 작성하기 전에 검색함
• 내부 how-to: 팀이 채팅과 티켓에서 하나의 출처를 링크함
• 교차 링크가 많은 가이드: 문서끼리 서로 링크하며, PDF는 외부로 링크를 거는 방식이 어색함

플랫폼이 분석 기능을 제공하면, 온라인 문서에서 사람들이 읽는 쪽도 확인할 수 있습니다.

이미지 중심으로 문서 텍스트 작성

지식 베이스 문서는 이미지 25장을 연속으로 나열한 것 이상이어야 합니다. 독자는 먼저 텍스트를 훑고, 확신이 없을 때만 스크린샷을 봅니다. 문서의 각 단계에는 짧은 안내문이 있어야 하며, 이미지는 그 아래에 배치합니다.

각 이미지에는 화면이 보여 주는 내용을 설명하는 대체 텍스트를 넣습니다. 예를 들어 "Bank accounts page with the Add account button"처럼 씁니다. 이미지 파일 이름은 쪽 제목이므로 출발점으로는 쓸 수 있지만, 화면 전체를 설명하지는 않습니다.

지식 베이스가 명확히 유리한 경우

일부 가이드는 PDF로 만들지 않아야 합니다. 릴리스마다 단계가 바뀌면 이메일로 보낸 PDF는 몇 주 안에 오래된 자료가 됩니다. 독자가 검색 엔진이나 제품 내 링크에서 들어오는 경우, PDF 다운로드는 많은 독자가 거치지 않을 추가 단계입니다.

온보딩 가이드는 엔터프라이즈 고객이 고정된 사본을 필요로 하므로 예외입니다. "Fix a failed bank sync"와 같은 가이드는 온라인 문서로만 제공합니다.

독자 데이터로 취약한 단계 찾기

분석 기능이 있는 지식 베이스는 독자가 문서의 어디에서 떠나는지, 어떤 검색어로 문서에 도달하는지 보여 줍니다. 온보딩 가이드에서는 "bank not listed" 검색이 많았고, 이 검색은 은행 목록이 나오는 10단계로 이어졌습니다. 이에 따라 은행 코드로 검색하는 방법에 대한 설명을 추가했습니다.

PDF에는 이런 신호가 없습니다. 단계 번호를 인용한 지원 티켓이 가장 가까운 대체 수단이며, 단계 번호를 켜 두어야 하는 이유가 하나 더 있습니다.

스크린샷을 순서대로 업로드

PNG와 WebP 쪽의 파일 이름은 쪽 제목에서 만들어집니다. "Open Settings"와 "Select Bank accounts" 같은 제목은 단계 순서가 아니라 알파벳 순서로 정렬됩니다. 대부분의 지식 베이스 편집기는 이미지를 삽입한 순서대로 배치하므로, Document의 쪽 순서에 맞춰 삽입합니다.

제목 앞에 "07 Select Bank accounts"처럼 단계 번호를 붙이면 파일이 순서대로 정렬됩니다. 이 번호는 PDF가 추가하는 단계 라벨 옆에도 표시되므로, 가이드마다 한 가지 방식만 선택합니다.

업데이트 책임 비교

PDF는 게시가 쉽고 업데이트가 어렵습니다. 이미 보낸 사본은 그대로 남습니다. 사본이 어디에 있는지 파악하고 교체하거나, 이전 버전이 계속 유통되는 상황을 받아들여야 합니다. 독자가 구분할 수 있도록 표지에 버전과 날짜를 표시합니다.

온라인 문서는 업데이트가 쉽지만 누군가는 반드시 수행해야 합니다. 오래된 스크린샷이 있는 지식 베이스는 오래된 PDF만큼 잘못된 정보를 전달합니다. 독자는 온라인에 게시되어 있다는 이유로 최신 자료라고 생각합니다.

두 형식 모두 담당자를 지정합니다. 스크린샷 문서를 최신 상태로 유지하는 방법 글에 정기 점검 절차가 설명되어 있습니다.

어느 고객사가 어떤 PDF를 받았는지 기록

이메일로 보낸 PDF는 회수할 수 없습니다. 엔터프라이즈 연락처별로 받은 버전과 날짜를 적은 목록을 유지합니다. v2.3 릴리스 후에는 이 목록으로 v2.2를 아직 보유한 대상을 정확히 확인할 수 있습니다.

온보딩 가이드의 목록에는 연락처 14명이 있었습니다. 변경된 3개 단계를 한 줄로 요약해 14명 모두에게 v2.3을 보내는 데 걸린 시간은, 오래된 사본 때문에 생길 지원 티켓에 답하는 시간보다 짧았습니다.

두 형식의 담당자 한 명 지정

형식별로 담당을 나누면 두 사본이 어긋납니다. 예를 들어 지원 팀이 문서를, 영업 팀이 PDF를 맡는 경우입니다. Document의 담당자를 한 명으로 지정하면 모든 내보내기 결과가 같은 원본에서 만들어집니다. 예시에서는 온보딩 제품 매니저가 Document와 두 내보내기 결과를 모두 담당합니다.

PDF 파일 이름에 버전 넣기

표지는 문서 제목과 단계 수로 시작합니다. Document 제목에 버전을 넣으면 표지에도 버전이 표시됩니다. 파일 이름에 버전을 넣으면 누구나 전달 폴더를 버전 순으로 정렬할 수 있습니다.

Export path에 같은 이름의 파일이 있으면 Temposhot은 덮어쓰지 않고 새 이름에 번호를 붙입니다. 이름에 버전을 직접 넣으면 connect-bank-account 2.pdf처럼 내용을 알 수 없는 파일 이름을 피할 수 있습니다.

릴리스 한 번에 두 형식 갱신

제품은 연간 릴리스를 4회 제공합니다. 가장 최근 릴리스에서 은행 목록 화면에 검색 필드가 추가되어 25단계 중 3단계가 바뀌었습니다. 업데이트는 매번 같은 순서로 진행합니다.

접근 권한과 배포 비교

PDF는 한 번 보내면 자유롭게 전달됩니다. 접근을 제한하려면 브라우저 도구 Protect PDF가 로컬에서 AES-256 암호를 추가합니다. 다만 암호를 가진 사람은 파일과 암호를 모두 다른 사람에게 전달할 수 있습니다. 스크린샷이 많은 큰 PDF는 이메일 용량 제한에 걸릴 수 있으며, Compress PDF로 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

지식 베이스 문서는 플랫폼의 접근 규칙을 따릅니다. 공개, 로그인한 고객, 내부 직원 중에서 설정합니다. 접근 권한을 취소하면 이후 방문에는 적용되지만, 독자가 저장하거나 인쇄한 사본은 남아 있을 수 있습니다.

엔터프라이즈 IT 팀의 접근

엔터프라이즈 고객은 사내 네트워크에서 공급업체의 도움말 센터에 로그인할 수 없거나, IT 직원이 고객 계정을 갖고 있지 않은 경우가 많습니다. PDF는 계정 없이 전달할 수 있습니다. 온보딩 가이드를 두 형식으로 제공하는 주된 이유가 이것입니다.

PDF 암호는 가벼운 전달은 막지만 의도를 가진 독자는 막지 못합니다. 이 가이드처럼 기밀 데이터가 없는 가이드에서 암호는 주로 불편만 더합니다. 가이드에 내부 설정이나 계정 정보가 나오는 경우에 암호를 사용합니다.

이메일로 보낼 수 있도록 PDF 크기 줄이기

High quality로 전체 창 스크린샷 25장을 넣으면 파일이 커집니다. 먼저 Image quality에서 Balanced 또는 Small file을 선택하고, 미리보기에서 텍스트가 읽히는지 확인합니다. 파일이 메일 시스템 제한을 넘으면 Compress PDF를 실행합니다. 이 도구는 쪽을 더 낮은 해상도로 다시 렌더링합니다.

압축하면 스크린샷의 선명도가 떨어집니다. 보내기 전에 압축된 파일을 100퍼센트 배율로 열고, 요소가 많은 쪽에서 가장 작은 라벨을 읽어 봅니다.

PDF 가이드 배포 규칙

하나의 원본으로 두 형식 함께 사용

많은 팀이 온라인에 게시하면서, 오프라인 사용이나 공식 제출용으로 PDF를 함께 제공합니다. 이때 두 사본이 어긋나는 것이 위험합니다. 수정 가능한 원본을 하나 두고, 두 형식을 모두 그 원본에서 내보냅니다.

Temposhot에서 그 원본은 Document입니다:

1. 가이드를 한 번 만듦

   Action Capture(Command+3)로 작업을 기록하거나 이미지를 가져온 뒤, Documents 편집기에서 제목, 설명, 프레이밍, 주석을 수정합니다.

2. 지식 베이스용 이미지 내보내기

   More export formats를 열고 PNG 또는 WebP 쪽을 선택합니다. 이미지를 쪽 순서대로 문서에 업로드합니다. 파일 이름은 쪽 제목을 따릅니다.

3. PDF 내보내기

   Export PDF를 선택합니다. Pro를 사용하면 표지, 단계 번호, 쪽 번호를 추가하고, 각 스크린샷 앞이나 뒤에 설명을 배치할 수 있습니다.

4. 변경 후 다시 내보내기

   Document를 수정한 뒤 두 형식을 모두 다시 내보내고, 게시된 사본을 교체합니다.

More export formats에서 만든 ZIP 패키지에는 렌더링된 PNG 쪽과 document.json이 들어 있습니다. 문서 시스템으로 가져오기를 스크립트로 자동화하는 경우에 유용합니다. 모든 형식은 Documents 내보내기 가이드에 나와 있습니다.

스크립트 가져오기에 ZIP 패키지 사용

문서 파이프라인을 운영하는 팀은 이미지 25장을 손으로 업로드하는 대신 스크립트로 가이드를 가져올 수 있습니다. ZIP 패키지에는 렌더링된 PNG 쪽과 document.json 파일이 함께 들어 있습니다. 스크립트는 패키지를 읽고, 지식 베이스의 가져오기 기능이나 API로 문서를 만들 수 있습니다.

먼저 짧은 Document로 스크립트를 테스트합니다. 지식 베이스의 쪽 순서와 이미지 이름이 Document와 일치하는지 확인합니다.

설명을 넣는 위치

쪽 설명은 Descriptions 설정에 따라 PDF에서 각 스크린샷 앞이나 뒤에 표시되거나, 표시되지 않습니다. PNG 쪽에는 이미지만 들어가므로 설명은 문서 텍스트에 있어야 합니다. Page Inspector에서 각 설명을 복사해 해당 이미지 아래의 문서에 붙여 넣거나, 문서 텍스트를 원본으로 두고 수정 후 Document에 다시 붙여 넣습니다.

한 방향을 정하고 유지합니다. 예시에서는 엔터프라이즈 고객이 승인하는 버전이 PDF이므로 Document를 원본으로 둡니다.

다음 기준으로 선택

다음 두 가지를 확인합니다:

1. 앞으로 몇 달 안에 단계가 바뀌는가? 그렇다면 먼저 온라인에 게시합니다.
2. 독자가 보관할 고정 사본이 필요한가? 그렇다면 표지에 버전과 날짜가 있는 PDF도 내보냅니다.

두 답이 모두 아니요이면 어느 형식을 써도 됩니다. 독자가 이미 사용하는 형식을 선택합니다. 두 답이 모두 예이면 온라인에 게시하고 날짜가 있는 PDF를 첨부합니다.

가이드 세 개에 기준 적용

"Connect a bank account"는 일부 릴리스에서 바뀌고 엔터프라이즈 독자에게 고정 사본이 필요하므로 두 답이 모두 예입니다. 따라서 온라인에 먼저 게시하고 날짜가 있는 PDF를 함께 제공합니다. "Fix a failed bank sync"는 자주 바뀌고 보관 사본이 필요한 사람이 없으므로 온라인으로만 제공합니다. "Year-end export checklist"는 1년에 한 번 바뀌고 회계사가 출력하므로, PDF를 먼저 제공하고 파일로 연결되는 짧은 문서를 함께 둡니다.

기준을 적용하는 데 가이드당 1분이 걸립니다. 답을 가이드 색인에 기록하면 릴리스마다 같은 판단을 반복하지 않아도 됩니다.

보내기 전 PDF 점검

자주 묻는 질문

PDF 가이드를 검색할 수 있나요?

제목과 설명의 텍스트는 PDF를 만든 방식에 따라 검색할 수 있습니다. 스크린샷 안의 텍스트는 OCR을 거치지 않으면 검색할 수 없습니다. 자세한 내용은 검색 가능한 PDF 항목을 참고합니다.

PDF 가이드를 지식 베이스에 넣을 수 있나요?

예, 첨부 파일로 넣을 수 있습니다. 이 경우 PDF의 한계가 그대로 적용됩니다. 독자는 페이지에서 읽는 대신 파일을 내려받아야 하며, 사이트 검색에 색인되지 않을 수 있습니다.

검색 엔진 최적화(SEO)에는 어느 쪽이 나은가요?

온라인 문서입니다. 검색 엔진은 페이지와 텍스트를 색인하기 때문입니다. PDF도 색인될 수 있지만, 랜딩 페이지로서는 대개 효과가 약합니다.

PDF는 A4와 Letter 중 무엇을 써야 하나요?

독자가 출력하는 용지 크기를 사용합니다. Letter는 미국과 캐나다의 표준이고, A4는 그 밖의 대부분 국가에서 사용합니다. Temposhot의 기본값은 A4입니다.

PDF의 스크린샷을 검색할 수 있게 만들 수 있나요?

Document PDF 내보내기는 제목과 설명이 있는 쪽을 렌더링합니다. 스크린샷 자체에서 텍스트 레이어를 얻으려면, 결과 패널 또는 Capture History에서 프레임을 capture PDF로 내보냅니다. 이 기능은 OCR을 실행합니다. 또는 브라우저 도구 Screenshot to Searchable PDF를 사용합니다.

독자에게 새 버전이 있음을 어떻게 알리나요?

Document의 첫 쪽 설명에 라이브 문서를 언급합니다. 이전 PDF를 가진 독자는 그때 현재 단계가 어디에 있는지 알 수 있습니다.

PDF를 내보내지 않고 지식 베이스 문서를 출력할 수 있나요?

예, 브라우저의 인쇄 대화상자로 출력할 수 있습니다. 결과는 사이트의 인쇄 스타일에 따라 달라지며, 스크린샷이 쪽 사이에서 나뉠 수 있습니다. 내보낸 PDF는 제목과 설명을 고정된 레이아웃으로 담고, 쪽마다 한 단계씩 배치합니다.

Document를 내보내면 이미 게시한 파일이 업데이트되나요?

아니요. 쪽 순서, 프레이밍, 주석을 바꿔도 이미 내보낸 파일은 바뀌지 않습니다. 수정할 때마다 다시 내보낸 뒤, 도움말 센터의 이미지를 교체하고 새 PDF를 보냅니다.

클릭 기록을 명확한 단계별 가이드로 만들기

Action Capture는 PDF와 지식 베이스 이미지로 내보낼 수 있는 Document 하나를 만듭니다. Temposhot 다운로드를 하거나, Mac에서 스크린샷을 PDF로 저장하는 방법을 참고합니다.